Indemnité annuelle de déplacement et de formation liés à l'exercice des fonctions (DTTA)

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Les procédures de paiements

Le bureau de pays du PNUD est chargé d'aider à contrôler et administrer le budget de la DTTA du JEA, (par exemple : le remboursement des frais/ l'entrée des reçus dans Atlas / créer les dossiers de commandes de voyages). Lors d'une demande d'avancement de frais de déplacement, de paiement de frais de formation ou de remboursement de frais de déplacement, le/la JEA devra donc transmettre toutes les pièces justificatives relatives aux paiements au bureau de pays du PNUD.

Il existe différentes alternatives pour recevoir des paiements au titre des fonds de la DTTA.

Pour les frais de formation

  1. Les JEA peuvent payer pour les frais de formation directement et réclamer leur remboursement auprès de l'Unité de Finance du bureau de pays du PNUD par le biais d'un formulaire F.10, accompagné des reçus originaux et les approbations nécessaires obtenues auprès de son superviseur et de l'organisation des Nations unies. L'Unité de Finance est tenue d'effectuer, ci-après, un versement direct au/à la JEA.
  2. Le/la JEA peut demander au bureau de pays du PNUD d’effectuer un paiement directement auprès du prestataire de la formation. Pour cela, le/la JEA doit soumettre à l’Unité de Finance du bureau de pays un formulaire Fournisseurs - prestataires de services/profil de la personne («Vendor/Person Profile »), incluant les détails des fournisseurs et accompagné des approbations nécessaires obtenues auprès de son/sa superviseur et de son organisation des Nations unies. Ce faisant, le/la JEA peut faire référence à l'Autorisation d’Affectation d’Allocation  (« Assignment Grant Authorization ») du CJEA qui permet d’effectuer des paiements relatifs à la DTTA. L'Unité de Finance est tenue d'effectuer, ci-après, un versement direct au fournisseur-prestataire de formation.

Pour le voyage

  1. Veuillez noter qu'il n'est pas autorisé d'acheter soi-même (les billets d'avion en ligne ou par d'autres moyens ) pour des voyages de mission y compris pour des voyages pour le compte de la DTTA.
  2. Vous devez toujours passer par le département local / personne en charge des "voyages" pour acheter vos billets.
  3.  Si l'activité d'apprentissage implique des déplacements, le bureau de pays local du PNUD est chargé d’organiser la demande de voyage dans le module « e-procurement » d'Atlas (« approvisionnement en ligne»), indiquant l'objet du voyage, l'itinéraire ainsi que les coûts estimés du voyage/ activité d'apprentissage pour le compte du JEA. Les JEA devront donc transmettre au bureau de pays du PNUD, afin que celui-ci leur achète leurs billets, les pièces justificatives suivantes : l'autorisation de voyage et toutes les autres approbations, accompagnées des devis de voyage.

Il existe différentes sortes de dépenses liées aux paiements de frais de déplacement au titre des fonds de la DTTA:

  1. En ce qui concerne le voyage, le/la JEA devra demander au bureau de pays du PNUD de lui réserver un billet par l'intermédiaire de l'agence de voyage locale des Nations Unies, en prélevant le montant sur le COA (Plan des comptes) de la DTTA. L'itinéraire de voyage approuvé et autres pièces justificatives devront dès lors être transmis au bureau de pays du PNUD.
  2. Le/la JPO peut demander que le paiement en avance de la DSA (Indemnité journalière de subsistance) et des « frais d’aéroport » (frais d’acheminement à l’aéroport)  lui soient versés directement en qualité de fournisseur-prestataire de service (« Vendor») depuis le COA de la DTTA. Le/la JEA devra transmettre à l’Unité de Finance l’accord nécessaire de son/sa responsable et de son organisation de Nations Unies, ainsi que les autorisations de déplacement, comprenant les dates et les coûts estimatifs du voyage, le DSA approuvé et le devis de l'agence de voyage locale de l'ONU.

À la fin de Voyage, le JPO doit soumettre un formulaire F.10 dûment rempli à l'Unité de Finance du PNUD.

L'autorisation d’effectuer des prélèvements sur les fonds de la  DTTA -autorisation dans laquelle le montant de la DTTA spécifique au JEA est spécifié-, a été partagée avec le/la JEA dès son entrée en fonctions et le bureau de pays du PNUD (dans l'Autorisation d’Affectation d’Allocation), y compris le COA qui devra être utilisé lors de la création de reçu dans Atlas. Les dépenses de DTTA doivent être imputées au code de compte 63405 et les pièces justificatives pour les dépenses de l'Atlas DTTA devront être soumises au CJEA ( jposc.payments@undp.org) pour approbation.

Les dépenses excédant le budget DTTA seront à la charge du JPO.

Les services fournis par le bureau de pays du PNUD aux JEA (administrés par le Centre pour les JEA) de l'ONUSIDA, FNUAP, ONUDI, UNOPS, UNRWA, UNSSC, UNU, UPU et l'OMS sont considérés comme des Services de Soutien à la Mise en œuvre (ISS) et peuvent être facturés selon la plus récente liste de prix globale du PNUD (UPL), l'application de le COA du membre du personnel et le code du compte concerné.

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