El Programa de tutoría de los JPO
| Introducción y objetivos | Beneficios | ¿Qué es la tutoría? | Valores | Aspectos prácticos| En resumen |
Introducción y objetivos
El Programa de tutoría para los Jóvenes profesionales en prácticas (JPO) es una nueva iniciativa cuyo objetivo es fortalecer el aspecto formación, el cual siempre ha sido una parte intrínseca del Programa de JPO. El Programa de tutoría se centra particularmente en el desarrollo personal de los jóvenes profesionales en relación con su trabajo y por lo tanto completa los otros elementos de capacitación del Programa de JPO.
El fin buscado es que el Programa de tutoría brinde a sus beneficiarios una oportunidad de recurrir a la experiencia de otro miembro del personal con más años de servicio en el sistema de la ONU. De ahí, definimos la relación de tutoría como un método de formación a través del cual unos empleados presentan y comparten con sus nuevos colegas los elementos personales, profesionales y de orden organizativo inherentes a un puesto. Sin embargo, para que la tutoría sea efectiva, es esencial que los "alumnos" tengan el proceso en sus propias manos y asuman la responsabilidad de determinar sus necesidades así como de adquirir lo que en la relación de tutoría se propone.
Desde el punto de vista organizativo, el objetivo del Programa de tutoría es sostener más a fondo el desarrollo de los JPO como jóvenes profesionales eficaces en un entorno (de trabajo) retador y a veces difícil, y por consiguiente incrementar su experiencia constructiva. Con el dicho programa, se confía en que los beneficiarios adquieran nuevos medios que les permitan enfrentarse a varias situaciones adversas. También se supone que les convertirá en empleados todavía más valiosos en el curso de su asignación. En el caso de que algunos de ellos se quedaran en la Organización al finalizar su misión de JPO, eso constituiría una ventaja adicional aunque no una meta en sí.
Con el fin de que la relación de tutoría no se vea afectada por las estructuras de poder, los "alumnos" serán emparejados con mentores (tutores) que desarrollan sus funciones en centros de trabajo distintos - en el caso de Nueva York, en oficinas distintas. Dejando aparte el hecho de que los beneficiarios pueden sentirse incómodos compartiendo sus preocupaciones con su jerarquía o con gente vinculada con esa esfera, los directivos pueden dudar en compartir información con "alumnos" que se hallan directamente bajo sus órdenes. Por supuesto, esto no impide a los supervisores asesorar a sus supervisados ni que se establezcan relaciones de tutoría en los centros de trabajo independientemente del programa. Alentamos totalmente ambos procedimientos. No obstante, este programa se concibe como un complemento fuera del sistema jerárquico en el sentido de que los tutores no tienen responsabilidad jerárquica directa para con los JPO ni influencia determinante en el resultado de la operación anual de evaluación de resultados y competencias (RCA).
Beneficios
El Programa de tutoría evolucionará alrededor de las necesidades de sus beneficiarios; citemos algunos ejemplos: conocimientos específicos, apoyo para superar un proceso de cambio difícil, asesoramiento respecto al desarrollo personal en relación con el puesto de trabajo o ayuda para encontrar el buen equilibrio entre trabajo y familia. Son ellos quienes tienen la mayor responsabilidad en cuanto a la relación de tutoría, la cual será exitosa sólo si los "alumnos" dedican tiempo y energía para determinar sus lagunas, están abiertos a las observaciones que les son hechas y se muestran dispuestos a reflexionar y encontrar sus propias soluciones. Si se cumplen estas condiciones, los beneficios potenciales son tremendos desde el punto de vista del desarrollo personal, la confianza en sí, la comprehensión del funcionamiento del sistema, etc. Y esto de acuerdo con las necesidades definidas.
Los mentores serán identificados entre los funcionarios del cuadro orgánico de la ONU (particularmente del PNUD) en funciones en el mundo entero. Todos ellos serán voluntarios. En principio, cualquiera puede ser tutor siempre que tenga la capacidad y voluntad de escuchar así como de usar sus dotes, experiencia y sentido común - junto con los beneficiarios - de modo que las necesidades de estes últimos queden satisfechas. Se supone que los mentores reserven parte de su tiempo y recursos par sus "alumnos". A cambio, pueden también contar con sacar provecho de su participación en el programa. Por ejemplo, es muy probable que los tutores adquieran conocimientos e información más amplios acerca de la organización; se sientan estimulados y ganen nuevas perspectivas; conozcan la alegría de ayudar al prójimo; mejoren sus dotes de comunicación; lleguen a conocerse mejor y, por último pero no por eso menos importante, desarrollen sus capacidades como ejecutivos.
¿ Qué es la tutoría ?
Según el mensaje del Administrador difundido el 22 de marzo de 2002, "los ejecutivos de todos los niveles deben tomar parte activamente en la formación del personal como instructores ("coaches") o mentores, y esto a través de informes regulares y significativos sobre el desempeño de los beneficiarios. Tienen que ser a la vez campeones y modelos del aprendizaje y del intercambio de conocimientos en sus oficinas..."
¿ Pero qué es tutoría y qué es instrucción ("coaching") ? Parece que hay muy poca claridad respecto a las deficiones, similaridades y distinciones de los dos conceptos. Y mientras que no hay necesidad alguna de restringir las actividades del Programa de tutoría de los JPO con definiciones rígidas, puede ser importante describir las diferentes interpretaciones para suscitar esperanzas precisas entre los participantes.
En alguna documentación, los dos conceptos (instrucción y tutoría) se utilizan de forma intercambiable en tanto que en otra se hace la distinción. Por lo que a nosotros atañe:
La instrucción se centra en el puesto de trabajo; tiene como objetivo un tema específico o una tarea bien determinada; tiene lugar durante un breve periodo de tiempo; el proceso va dirigido por los instructores y la finalidad es el desempeño. El proceso se lleva a cabo a través de instrucciones, discusiones y diálogo, y los beneficiarios aprenden de los instructores.
La tutoría se centra en la persona; su fin es ayudar al "alumno" a ayudarse; se desarrolla durante un largo periodo; los beneficiarios son quien dirigen el proceso y el objetivo es la reflexión. El proceso se lleva a cabo a través del diálogo y el "alumno" aprende con el mentor.
En cierta documentación, la instrucción se menciona también como tutoría al contado y, dependiendo de las necesidades de los beneficiarios, puede ser muy pertinente en el Programa de tutoría de los JPO. Sin embargo, en general, el papel de los tutores consiste en ayudar a los "alumnos" a encontrar sus propias soluciones; usando un dicho popular, se trata de sostenerles un espejo.
Valores
Para que el Programa de tutoría resulte útil a los participantes, es esencial que la relación de tutoría se caracterice por la confidencialidad, el respeto y confianza mutuos, la transparencia y el intercambio de los conocimientos. Recomendamos con insistencia a los participantes que respeten y presten particular atención a eses valores.
Aspectos prácticos
Nuestra intención es que, con el tiempo, todos los Jóvenes profesionales en prácticas beneficien de mentores durante el primer año de su asignación. Como paso inicial, el Centro de Servicios de JPO (CSJPO) está lanzando un proyecto piloto del Programa de tutoría de los JPO en el cual un número limitado de Jóvenes profesionales tienen la oportunidad de sacar provecho de la experiencia y saber de un(a) mentor(a).
La Fase I del proyecto incluirá probablemente a unos 25 JPO en funciones en el mundo entero y durará un año. Una vez que los tutores y beneficiarios queden identificados, la persona responsable del programa en el CSJPO procederá a emparejar a los participantes. Cada tutor(a) tendrá uno o dos "alumnos".
Al ser informados los mentores y beneficiarios acerca de su pareja, también recibirán del Centro de Servicios de JPO unas pautas señalando algunas ideas sobre el modo de iniciar el proceso, cómo encarar los problemas en caso de que surjan, etc. El/la responsable tomará contacto con los participantes una o dos veces durante el proceso con el fin de asegurarse de que todo se desarrolla como está previsto. Al final del proceso, tutores y beneficiarios serán invitados a evaluar el programa rellenando un formulario. Si entretanto surgen preguntas, se ruega a los participantes que se pongan en contacto con la persona responsable en cualquier momento.
El hecho de que tutores y "alumnos" no se hallen en los mismos países, y en algunos casos ni siquiera en las mismas regiones, significa que la mayor parte de la tutoría se llevará a cabo por correo electrónico, teléfono o fax. En lo que concierne a temas de interés general, proponemos el uso del JPO-Net situados en nuestro sitio Internet www.jposc.org, el cual puede servir también de lugar de tutoría multilateral (esto es, empleando varios mentores por "alumno" si es necesario).
Como reconocemos que puede resultar difícil establecer una relación de confianza cuando no tienen lugar encuentros personales, recomendamos a los participantes que concierten entrevistas en la medida de lo posible. Dentro de límites razonables y sujeto a previo acuerdo del centro de trabajo, es posible cubrir los costes de estas iniciativas con el balance de la cuenta DTTA de cada JPO.
En resumen
El programa de tutoría está destinado a fortalecer el elemento formación del Programa de JPO. Proporciona a los mentores la oportunidad de compartir su saber y mantener un contacto directo con los "alumnos" así como intercambiar ideas y ganar nuevas perspectivas sobre cómo los recientes reclutas enfocan diferentes situaciones. Por otra parte, provee a los beneficiarios de una autoridad en la materia, la cual puede brindar un punto de vista externo acerca de cualquier tema o coyuntura que lo requiera. Además, suministra asistencia para la reflexión y el desarrollo personales.