Programme de tutorat des JEA : le concept
| Introduction | Profits | Qu'est-ce que le tutorat ? | Valeurs | Aspects pratiques | En résumé |Introduction et objectifs
Le Programme de tutorat des Jeunes experts associés (JEA) est une nouvelle initiative qui a été lancée dans le but de renforcer davantage le facteur formation, lequel a toujours constitué une part intrinsèque du Programme des JEA. Le Programme de tutorat se concentre notamment sur le développement personnel des Jeunes experts en relation avec leur travail et ainsi complète les autres aspects de la formation contenus dans le Programme des JEA.
L'objectif recherché est que le Programme de tutorat donne à ses bénéficiaires une opportunité de puiser dans l'expérience d'un autre membre du personnel qui bénéficie de plusieurs années de service dans le système de l'ONU. Nous définirons donc la relation de tutorat comme un mode de formation dans lequel des employés initient et partagent avec leurs "cadets" les éléments personnels, professionnels et d'ordre organisationnel inhérents à un poste. Cependant, afin que le tutorat soit efficace, il est primordial que ses bénéficiaires aient le procédé entre leurs mains et qu'ils définissent eux-mêmes leurs nécessités tout comme les gains qu'ils visent par cette méthode d'apprentissage.
Du point de vue organisationnel, le but du Programme de tutorat est de soutenir davantage le développement des JEA en tant que jeunes professionnels qualifiés opérant parfois dans un environnement (de travail) difficile et ainsi d'accroître leur expérience positive de JEA. Par le biais dudit programme, l'on s'attend à ce que les bénéficiaires acquièrent de nouveaux moyens qui leur permettent de faire face à certaines situations adverses. De même, les JEA au bénéfice du programme sont supposés devenir des employés de plus grande efficience au cours de leur affectation comme Jeunes experts associés. Au cas où des personnes ayant suivi le tutorat seraient ensuite gardées au sein de l'organisation après leur mission de JEA, cela représenterait un bénéfice additionnel bien que non un objectif prioritaire.
Afin que la collaboration entre tuteurs (mentors) et bénéficiaires ne soit pas affectée par des relations de pouvoir, les paires sont formées par des personnes venant de lieux d'affectation distincts - de bureaux différents dans le cas de New York. Hormis le fait que les bénéficiaires pourraient se sentir incommodés par la perspective de confier leurs préoccupations à la direction hiérarchique ou à des personnes dans son orbite, un responsable au sein de la hiérarchie pourrait hésiter à partager l'information avec son employé(e). De toute évidence, ceci n'empêche pas les mentors de conseiller leurs supervisés ni les relations de tutorat de s'établir sur le lieu d'affectation indépendamment de ce programme. Nous encourageons vivement les deux procédés. Le programme, cependant, est conçu comme un complément en dehors de la hiérarchie dans le sens que le tuteur n'a pas de responsabilité hiérarchique directe envers le JEA ni d'influence catégorique sur le résultat de l'exercice annuel de l'évaluation des résultats et des compétences (RCA).
Profits
Le Programme de tutorat évoluera autour des besoins spécifiques de ses bénéficiaires ; qu'il s'agisse de connaissances particulières, de soutien pour surmonter un processus de changement difficile, de conseils quant au développement personnel relatif à la fonction ou encore d'aide afin de trouver le bon équilibre entre travail et vie de famille, pour ne mentionner que quelques exemples. La relation de tutorat relève avant tout de la responsabilité des bénéficiaires et sera empreinte de succès uniquement si ceux-ci dédient du temps et de l'énergie à définir leurs propres lacunes, sont ouverts aux remarques qui leur sont adressées, et veulent réfléchir et trouver des solutions d'eux-mêmes. Lorsque ces conditions sont remplies, les gains potentiels sont énormes en termes de développement et d'assurance individuels ainsi que de compréhension du fonctionnement du système, etc. Et ce, au regard des besoins préalablement déterminés.
Les mentors seront choisis parmi les administrateurs et fonctionnaires de rang supérieur de l'ONU (notamment du PNUD) postés dans le monde entier. Tous seront des volontaires. En principe, tout un chacun peut être tuteur pour autant qu'il/elle ait la capacité et la volonté d'écouter, et d'utiliser ses compétences, expérience et bon sens - en collaboration avec le bénéficiaire - de manière à répondre aux nécessités de son/sa " protégé(e) ". Les tuteurs sont supposés leur consacrer une partie de leur temps et de leurs ressources. En retour, ils peuvent également s'attendre à des bénéfices occasionnés par leur participation au programme. Par exemple, il est probable que les mentors acquièrent une plus ample connaissance et information au sujet de l'organisation ; soient stimulés et développent de nouvelles perspectives ; connaissent la satisfaction d'aider autrui ; améliorent leur sens de la communication ; parviennent à mieux se connaître et, enfin et surtout, acquièrent de meilleures compétences en tant que cadres.
Qu'est-ce que le tutorat ?
Selon le message diffusé par l'Administrateur le 22 mars 2002, "les cadres, à tous les échelons, sont supposés s'engager activement dans la formation du personnel en tant que coachs ou tuteurs et à travers l'accomplissement conséquent de leurs tâches éducatives. Ils doivent être à la fois des champions et des modèles quant à l'apprentissage et le partage des connaissances sur leur lieu de travail..."
Mais que sont le tutorat et le coaching ? Il semble y avoir, en général, un manque de clarté en ce qui concerne leur définition, similarités et distinctions. Et tandis qu'il est inutile de restreindre les activités comprises dans le Programme de tutorat des JEA avec des définitions rigides, il peut s'avérer important de décrire les différentes significations afin que les participants puissent nourrir des espoirs bien précis.
Les deux concepts, coaching et tutorat, sont utilisés dans certains ouvrages consacrés à ces sujets de façon interchangeable, tandis que d'autres font la distinction. En ce qui nous concerne :
Le coaching se concentre sur le poste de travail ; il vise un sujet spécifique ou une tâche clairement définie ; il a lieu durant une période relativement courte ; le processus est mené par le coach et le but est d'obtenir des résultats probants. La méthode se compose d'instructions, discussions et dialogues, et le bénéficiaire reçoit son apprentissage du coach.
Le tutorat se concentre sur la personne ; il vise à aider le bénéficiaire à s'aider lui-même ; il a lieu sur une longue période ; le processus est mené par "l'élève" et le but est la réflexion. La méthode est appliquée au travers du dialogue et le bénéficiaire apprend en compagnie de son tuteur.
Le coaching est également mentionné dans une certaine littérature comme un tutorat "au comptant" et, selon les nécessités du bénéficiaire, peut être tout à fait pertinent au sein du Programme de tutorat des JEA. Cependant, d'habitude, le rôle du mentor est d'aider les personnes qui suivent le programme à trouver leurs propres solutions ou, pour utiliser un terme populaire, de leur tenir un miroir.
Valeurs
Afin que le Programme de tutorat se révèle utile à ses participants, il est primordial que la relation mentor - bénéficiaire soit caractérisée par la confidentialité, la confiance et le respect mutuels, l'ouverture et le partage des connaissances. Aussi encourageons-nous vivement tous les participants à respecter et porter une attention particulière à ces valeurs.
Aspects pratiques
Notre intention est qu'à terme, tous les nouveaux Jeunes experts associés puissent bénéficier d'un mentor durant leur première année d'affectation. Comme premier pas, le Centre de service des JEA lance le Programme de tutorat des JEA par phases où un nombre limité de Jeunes experts associés peuvent tirer profit de l'expérience et du savoir d'un tuteur.
La phase I du projet implique probablement quelque 25 JEA postés à travers le monde et se déroulera pendant une année. Une fois que les mentors et les bénéficiaires seront identifiés, le/la responsable au CSJEA procédera à la répartition des participants par paires. Chaque tuteur aura un voire deux "poulains".
Lorsque les participants seront informés au sujet de leur(s) partenaire(s), le Centre de service des JEA leur fera également parvenir des indications par écrit quant à la manière de débuter le programme, la marche à suivre en cas de problèmes, etc. Ils seront contactés par le/la responsable une ou deux fois durant le déroulement du processus afin de s'assurer que tout se passe comme prévu. A la fin du programme, les tuteurs et les " élèves " devront évaluer le processus en remplissant un formulaire. Si des questions surviennent en cours de programme, les participants sont encouragés à prendre contact avec le/la responsable à tout instant.
Le fait que les tuteurs et les bénéficiaires se trouvent pas dans des pays différents (pour certains d'entre eux, peut-être dans des régions distinctes) signifie que la plupart du processus se fera par courrier électronique, téléphone ou fax. Pour des thèmes d'intérêt général, nous suggérons aussi le recours au JPO-Net qui se trouve sur notre site Internet, lequel peut également être utilisé comme un lieu de tutorat multilatéral (càd. faisant appel à plusieurs mentors par bénéficaire si besoin est).
Nous reconnaissons qu'il peut s'avérer difficile de maintenir une relation basée sur la confiance lorsque aucune rencontre personnelle n'a lieu. C'est pourquoi nous encourageons tuteurs et "pupilles" à se rencontrer dans la mesure de leurs possibilités. Tenant compte de limites raisonnables et de l'accord du lieu d'affectation, il est possible de couvrir les frais occasionnés par ces initiatives en utilisant le compte DTTA de chaque JEA.
En résumé
Le Programme de tutorat est destiné à renforcer l'aspect formation du Programme des JEA. Il offre la possibilité à des mentors de partager leurs connaissances, d'être en contact permanent avec un(e) bénéficiaire, d'échanger des idées et de voir des situations données sous un jour nouveau grâce aux approches menées par les nouvelles recrues. Il propose également à ces dernières les services d'une autorité en la matière qui les concerne. Cette personne peut apporter une vue de l'extérieur sur toute situation ou thème en question. Enfin, le programme offre une assistance pour la réflexion et le développement personnels.