El papel de los tutores (mentores) - Introducción al Programa de tutoría de los JPO

Los beneficios potenciales de un programa de tutoría para los beneficiarios así como para la organización son enormes. Por consiguiente, ser mentores implica una gran responsabilidad. A fin de brindar inspiración a los tutores y de ahí que facilite una buena tutoría, este documento traza y proporciona algunos ejemplos del proceso, ofrece consejos sobre tutoría, y por último enumera ciertos retos y recompensas con los que los mentores pueden contar en relación con su participación en el Programa de tutoría de los Jóvenes profesionales en prácticas.

¿ De qué trata la tutoría ?

Dependiendo de las necesidades de los "alumnos", el papel de los tutores consistirá a menudo en ayudarles a crear coherencia entre la emoción, el análisis y la acción. Aunque esta tarea constituya un reto y sea a veces difícil, la mayor parte de los mentores se percatarán de que ese papel también puede ser muy gratificante.

El deber más importante para los tutores es guiar y ayudar a los beneficiarios en la búsqueda de sus propias soluciones a sus problemas. Dando espacio y proporcionando los consejos para ese fin, la formación será mucho mejor que si los mentores ofrecen soluciones ya preparadas. Por lo tanto, un principio básico de la buena tutoría radica en el hecho de que los tutores no deben tomar decisiones por los "alumnos" - aunque éstos se las pidan.

El modo en que los mentores pueden ayudar a los beneficiarios a encontrar una solución en una situación dada es creando un espacio de reflexión, el cual puede incitarlos a buscar sus propias respuestas. Usando un dicho popular, los tutores sostienen un espejo para otras personas. En concreto, esto puede llevarse a cabo mediante la escucha, los consejos sobrios, la orientación y las cuestiones. De esta manera, los mentores pueden ser considerados como los recipientes en los cuales los "alumnos" ponen sus preguntas más importantes hasta que ellos mismos descubran las respuestas. Por lo tanto, uno de los papeles de los tutores consiste en dejar que los beneficiarios reflexionen por su cuenta.

Los mentores también son modelos de los que se aprende. Son personas que pueden infundir entre los "alumnos" la sensación de formar parte de un todo muy extenso. Confiando a alguien sus dudas, inquietudes y otros importantes cuestionamientos, los beneficiarios logran entender que esos temas y las emociones afines tienen un carácter humano universal y son comunes a todos los seres humanos en diferentes fases de su vida. Esto en sí, de encontrarse en una situación complicada, puede proporcionar alivio. Además, una de las ventajas de los tutores es que, gracias a una visión externa a la situación de sus interlocutores, pueden ver las cosas en un cierto contexto y proponer nuevas perspectivas.

Sin embargo, para los mentores, relacionarlo todo con sus propias experiencias y querer establecer un programa específico para los "alumnos" puede revelarse muy peliagudo. La confianza en sí mismo(a) es un requisito entre las cualidades de los tutores pero también una cierta dosis de humildad. Ellos representan una autoridad en la materia en cuanto al desarrollo de los beneficiarios y basta decir que la relación de tutoría tiene que desarrollarse alrededor de las necesidades de estos últimos en lugar de las de los primeros.

Aptitudes, competencia y dotes

En principio, todo el mundo puede ser mentor(a). A pesar de que todos probablemente conocemos en nuestro entorno a gente que nos parece muy competente para la tutoría, estas cualidades básicas sólo pueden ser adquiridas y desarrolladas mediante la experiencia.

La competencia personal inherente a los tutores consiste ante todo en la capacidad y voluntad de prestar atención y usar sus propias experiencias y sentido común, junto con los beneficiarios, de manera que queden atendidas sus necesidades.

Mientras es importante notar que todos los mentores tienen su propio estilo - por ejemplo, instruyendo, estimulando o asesorando - hay algunos dotes personales que caracterizan a los buenos tutores. Mencionemos la confianza, la presencia, el respeto y la empatía (entendida ésta como la facultad de comprender e identificarse con los sentimientos de los demás). Estas cualidades permiten a los "alumnos" abrirse y compartir preocupaciones y temas importantes con los tutores.

SE RECOMIENDA:

Ser receptores y ensayadores de ideas
Prestar atención y tener paciencia
Mostrar empatía
Demostrar disponibilidad a fin de que los beneficiarios puedan acercárseles
Ser respetuoso y de confianza
Ser abierto y sincero
Ser un "provocador" positivo
Poner apoyo y recursos a disposición de los beneficiarios
Ser consciente de las expectativas y los límites

NO SE RECOMIENDA:

Proporcionar respuestas
Ser sentencioso
Ser dominante y situarse al frente
Esperar saberlo y arreglarlo todo
Ignorar su propia necesidad de ayuda
Desanimarse y abandonar el proceso si la relación se vuelve poco estable durante un tiempo
Tomar la iniciativa y afirmar lo que se debe hacer

Algunos temas que se plantean en el proceso de tutoría pueden revelarse delicados. Por eso, se cuenta con discreción y confidencialidad por parte de los tutores. Éstos nunca deberían exponer a tercios lo que discuten con los "alumnos" - a no ser que los últimos lo hayan consentido. Aparte de romper la confianza entre los beneficiarios y los mentores, la intromisión de éstos puede a menudo causar más problemas de los que resuelve. En lugar de una injerencia directa, los tutores pueden ofrecer un punto de vista más general y presentar otras maneras de pensar y actuar. También se puede dar el caso de que se necesite mostrar neutralidad y diplomacia en ciertas situaciones. A este respecto, es primordial que los mentores se acuerden de no debilitar la dirección del centro de trabajo.

Otra característica de una relación de tutoría eficiente es que los tutores sean accesibles. Existen varias maneras de crear tal espacio de disponibilidad (escucha y empatía activas, apertura, etc.) pero una de ellas se sitúa en entablar un auténtico diálogo. Hay un factor decisivo para que una conversación se transforme en una discusión franca: dejarla pendiente un rato. Efectivamente, evitando reacciones repentinas a propósito de declaraciones u observaciones, se ponen las respuestas en espera, lo que permite a los interlocutores plantear otras ideas y así enriquecer todavía más el debate.

A pesar de que la responsabilidad de mantener el contacto incumbe principalmente a los beneficiarios, es conveniente que los tutores se encarguen de ello en caso de que sus "alumnos" no lo hiciesen. Puede que haya un motivo justificado al origen de la carencia de noticias por parte del beneficiario; de ahí que, en la medida de lo posible, los mentores deban investigar las causas. A veces, las relaciones de tutoría pueden pasar por momentos difíciles y se aconseja a los tutores que no abandonen.

Así como los mentores tienen su propio estilo, los "alumnos" tienen también sus propias necesidades, las cuales cambian con el tiempo. Por consiguiente, resalta la importancia de recordar que los tutores no pueden ser excelentes en todo momento y para todos los beneficiarios ya que varían constantemente las afinidades, la competencia y las necesidades.

Cuando una relación de tutoría se encuentra en un momento difícil, se recomienda que los mentores que pregunten a los beneficiarios qué les parece el proceso, aclaren las expectaciones respectivas en cuanto a la relación así como que reconozcan y expriman sus propios límites y los del Programa en general. Desacuerdos pueden fácilmente surgir debido a las diferencias culturales y a la naturaleza sensible de la dicha relación. Con el fin de evitar que los malentendidos se conviertan en trabas abrumadoras, se aconseja cambiar frecuentemente opiniones sobre la evolución del proceso, el grado de satisfacción que sienten ambas partes y lo que pude ser mejorado.

Si los "alumnos" sienten dudas acerca de un tema en el cual los tutores no tienen la pericia adecuada, se les recomienda la tutoría multilateral. Ésta es un medio de acceder a otras autoridades en la materia, las cuales tienen los conocimientos y la competencia relativos a las necesidades de esos beneficiarios. Para facilitar la tutoría multilateral, compartiremos con todos ellos la lista de los tutores que participan en el Programa de tutoría de los JPO. Ahora bien, también pueden contactar con personas que no están involucradas en nuestro Programa.

Lo que se gana

Ser mentor(a) puede resultar muy gratificante a pesar de que constituye un desafío. De hecho, se está llevando a cabo un nuevo tipo de tutoría - tutoría inversa - en varias compañías del sector privado; es un sistema por el cual los profesionales con más años de actividad siguen una tutoría proporcionada por los más jóvenes y/o menos experimentados. Para los beneficiarios y mentores interesados en este método, los animamos a usar ese programa como mecanismo de referencia.

Sumados a los ya mencionados, los beneficios con los que los tutores pueden contar mediante su participación en el Programa de tutoría son los siguientes:

Mejorar sus dotes de comunicación
Sentir la satisfacción de ayudar a sus congéneres
Llegar a un mejor conocimiento de sí
Adquirir mayor conocimiento e información sobre la organización
Lograr nuevos puntos de vista acerca de la organización
Sentirse estimulado por las nuevas ideas de los beneficiarios
Mejorar su competencia en cuanto a supervisión
Llegar a un mejor conocimiento de sus congéneres

El Centro de Servicios de JPO (CSJPO)

Durante todo el proceso de tutoría, los mentores pueden contactar con elresponsable del Programa en el Centro de Servicios de JPO, Sra. Fleur Vernat ( fleur.vernat@undp.org o tel.: + 45 3546 7149) para formular todo tipo de preguntas, preocupaciones, ideas así como pedir apoyo o asistencia.

Si se les plantea un asunto que requiere apoyo "oficial", los tutores deben aconsejar a los beneficiarios tomar contacto con su Adjunto(a) de Recursos Humanos en el CSJPO.

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