Le rôle des tuteurs (mentors) - Introduction au Programme de tutorat des JEA

Les profits potentiels d'un programme de tutorat sont immenses tant pour les bénéficiaires que pour l'organisation. Par conséquent, devenir mentor implique une grande responsabilité. Afin d'être une source d'inspiration pour les mentors et donc de favoriser un bon processus de tutorat, la description qui suit en offre quelques exemples, mentionne des "trucs" pour sa réussite et énumère certains des défis et profits que les tuteurs peuvent s'attendre à trouver sur leur chemin durant leur participation au Programme de tutorat des JEA.

En quoi consiste le tutorat ?

Selon les besoins des bénéficiaires, le rôle des mentors sera souvent de les assister en créant de la cohérence entre l'émotion, l'analyse et l'action. Bien que cette tâche puisse représenter un défi et s'avérer difficile, la plupart des tuteurs la trouveront également gratifiante.

Le rôle le plus important des mentors consiste à servir de guides aux bénéficiaires et à les assister dans la recherche de leurs propres solutions aux problèmes. En faisant place aux conseils puis en les proposant, la formation sera meilleure que si les tuteurs offrent des solutions toutes prêtes. Donc, un principe général du bon tutorat réside en ce que les décisions ne soient pas prises en lieu et place des "élèves" même si ceux-ci en font la demande.

La manière dont les mentors peuvent aider les bénéficiaires à traiter une situation donnée consiste à créer un espace de réflexion, lequel peut contribuer à trouver des réponses qui émanent personnellement de ces derniers. Comme l'on dit populairement, il s'agit pour les tuteurs de placer un miroir en face de leurs interlocuteurs. En termes plus concrets, ceci peut être mené à bien grâce à l'écoute, aux conseils mesurés, au guidage et au questionnement. De cette façon, les tuteurs peuvent s'apparenter à des "vases" dans lesquels les bénéficiaires placent leurs questions jusqu'à l'instant où ils découvrent la réponse. D'où l'importance du fait que les mentors laissent leurs "pupilles" réfléchir.

Les tuteurs sont également des modèles de qui l'on peut apprendre. De même, ils sont des personnes qui peuvent donner à leurs " élèves " le sentiment d'appartenir à un ensemble plus vaste. En confiant leurs doutes, inquiétudes et autres grandes interrogations à autrui, les bénéficiaires parviennent à comprendre que ces thèmes et les émotions qui en découlent ont précisément un caractère humain universel et sont communs à toutes les personnes à différentes étapes de leur vie. Ceci peut même conforter lorsque l'on affronte une difficulté. De plus, un des avantages dont bénéficient les mentors est qu'ils peuvent, grâce à leur position externe vis-à-vis de la situation de leurs "protégés", voir les choses dans un certain contexte et offrir de nouvelles perspectives.

Cependant, pour les tuteurs, vouloir tout associer à leurs propres expériences et établir un programme spécifique pour les bénéficiaires peut s'avérer un piège. L'assurance est primordiale pour les mentors mais également une certaine dose d'humilité. Ils représentent des autorités en la matière quant au développement de leurs "poulains" et il va sans dire que la relation de tutorat doit évoluer autour des besoins de ces derniers plutôt que de ceux des premiers.

Qualités, compétences et aptitudes

En principe, tout un chacun peut devenir mentor. Bien que nous tous connaissions, parmi notre entourage, des personnes qui possèdent d'excellentes aptitudes pour le tutorat, les qualités de base sont celles qui peuvent être acquises et développées au travers de l'expérience.

Les compétences personnelles de mentor relèvent avant tout de la capacité et volonté d'écouter ainsi que d'utiliser sa propre expérience et son bon sens, conjointement avec les bénéficiaires, de manière à répondre à leurs nécessités.

Tandis qu'il est important de souligner que tous les tuteurs ont leur style particulier - par exemple en formant, stimulant ou conseillant - il y a également des qualités personnelles inhérentes aux bons mentors. Citons la présence, la confiance, le respect et l'empathie (entendue comme la faculté de comprendre et de s'identifier avec les sentiments d'autrui) qui doivent les caractériser. Ces aptitudes incitent ainsi les élèves à se confier et à partager leurs préoccupations et questions importantes avec les tuteurs.

Conseillé:

• Etre des récepteurs et testeurs d'idées
• Ecouter et être patient
• Faire preuve d'empathie
• Se montrer disponible afin que les bénéficiaires puissent vous approcher
• Se montrer confidentiel et respectueux
• Etre ouvert et sincère
• Etre un "provocateur" constructif
• Mettre ressources et soutien à disposition des bénéficiaires
• Etre conscient des attentes et limites

Déconseillé

• Ne pas fournir des réponses toutes prêtes
• Eviter de porter des jugements catégoriques
• Eviter de dominer - se placer au second plan
• Ne pas s'attendre à tout savoir et tout résoudre
• Ne pas ignorer son propre besoin d'aide
• Ne pas se décourager - persister même si la relation est chancelante durant un certain temps
• Ne pas prendre l'initiative et ne pas dire aux bénéficiaires ce qu'ils doivent faire

Certains thèmes abordés lors du processus de tutorat peuvent s'avérer délicats. En conséquence, discrétion et confidentialité de la part des mentors sont escomptées. Les tuteurs ne devraient jamais révéler à des tiers le contenu des discussions qu'ils ont avec les bénéficiaires - à moins que ceux-ci ne le consentent. De même, les mentors ne devraient pas intervenir sur un point s'ils n'ont pas reçu l'aval des "élèves". Hormis le fait que cela brise la confiance entre eux, l'ingérence flagrante des tuteurs cause plus de problèmes qu'elle n'en résout. Plutôt qu'une immixtion directe, ils peuvent offrir un point de vue plus général et proposer d'autres manières de voir et d'agir. Certaines situations peuvent aussi demander de la neutralité et de la diplomatie. A cet égard, il est important que les mentors n'ébranlent pas la direction hiérarchique du lieu de travail.

Un autre trait d'une relation de tutorat performante est constitué par la disponibilité des tuteurs. Il y a plusieurs modes de créer un tel espace d'approche (écoute et empathie actives, ouverture, etc.) mais l'un d'eux se situe dans l'établissement d'un vrai dialogue. Il y a un aspect décisif pour qu'une conversation se transforme en une véritable discussion : laisser les propos en suspens durant quelques instants. En effet, évitant une réaction épidermique au sujet d'une observation ou d'une déclaration, nous mettons en veilleuse nos réponses spontanées, ce qui donne une opportunité à nos interlocuteurs ou à nous-mêmes d'apporter d'autres idées et ainsi d'enrichir encore la discussion.

Bien qu'il incombe aux bénéficiaires de maintenir le contact avec les tuteurs, comme convenu au départ, ces derniers sont encouragés à rétablir la communication au cas où les premiers ne le feraient pas. Il peut y avoir une bonne raison à l'origine du manque de nouvelles de la part de "l'élève" ; donc, dans la mesure du possible, les mentors devraient chercher les motifs. Souvent, les relations de tutorat peuvent éprouver des périodes difficiles et il est dès lors conseillé aux tuteurs de ne pas abandonner le processus.

De même que les mentors ont des styles personnels, les bénéficiaires ont des besoins différents qui changent avec le temps. Il est important de se rappeler que les tuteurs ne peuvent pas être excellents à tout moment et pour tous les "pupilles" car il y a variation des nécessités, des qualités et des affinités personnelles.

Lorsqu'une relation de tutorat semble chancelante, il est recommandé aux tuteurs de demander aux bénéficiaires ce qu'ils pensent du processus, clarifier les attentes mutuelles quant à la relation ainsi que reconnaître et exprimer leurs propres limites tout comme celles du Programme en général. Des malentendus peuvent facilement survenir à cause de différences culturelles et de la nature sensible de la relation de tutorat. Afin d'éviter que ces difficultés ne deviennent des obstacles insurmontables, il est conseillé de s'entretenir régulièrement au sujet de la perception de l'évolution du processus et du degré de satisfaction ressenti par les deux parties sans oublier les améliorations qui pourraient être apportées.

Si les "élèves" ont des questions à propos d'un thème pour lequel leur mentor n'a pas d'expertise, ils sont encouragés à recourrir au tutorat multilatéral, qui est un moyen d'accéder à d'autres autorités en la matière ayant les connaissances et compétences relatives aux nécessités des bénéficiaires. Pour faciliter ce processus multilatéral, nous vous communiquerons la liste de tous les mentors qui participent au Programme de tutorat des JEA. Cependant, les "pupilles" peuvent également se mettre en contact avec des personnes qui ne participent pas au Programme.

Les profits

Etre mentor peut être très gratifiant bien qu'il s'agisse d'un défi et d'une épreuve. En fait, un nouveau type de tutorat - le tutorat inversé - est actuellement en pratique dans bon nombre de compagnies : à travers ce processus, les professionnels les plus anciens suivent un tutorat assuré par leurs collègues plus jeunes et/ou moins expérimentés. Pour les mentors et les bénéficiaires que cela interesse, nous les encourageons à utiliser ce programme de tutorat comme mécanisme de référence.

Ajoutés à ceux mentionnés ci-dessus, les gains que les mentors peuvent s'attendre à tirer de leur participation au Programme de tutorat sont les suivants :

• Améliorer leur sens de la communication
• Connaître la satisfaction d'aider autrui
• Parvenir à une meilleure connaissance de soi
• Acquérir plus d'information et de connaissances au sujet de l'organisation
• Gagner des perspectives nouvelles à propos de l'organisation
• Se sentir stimulé par les idées toutes fraîches des "élèves"
• Développer de meilleures compétences d'encadrement
• Parvenir à une meilleure connaissance d'autrui

Le Centre des JEA (CJEA)

Durant tout le processus de tutorat, les mentors peuvent prendre contact avec la responsable du Programme au Centre de Service des JEA, Mme Fleur Vernat (fleur.vernat@undp.org ou tél. : +45 35 46 71 49) pour poser des questions, faire part de leurs préoccupations et idées ou encore demander du soutien ou de l'assistance.

Si un point demandant le soutien officiel vous (les tuteurs) est présenté, veuillez aviser le/la bénéficiaire de contacter son/sa Chargé(e) des Ressources Humaines au CSJEA.

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