Pautas, "trucos" e ideas para los tutores (mentores) y los beneficiarios

Introducción

La finalidad de este documento es proveer de directrices a los participantes del Programa de tutoría de los JPO. No es necesario seguir rigurosamente las pautas ya que éstas se conciben como un medio para brindar inspiración e ideas sobre cómo empezar la relación de tutoría ; a qué reglas y valores de base adherirse durante el proceso ; ofrecer algunos trucos a los mentores y beneficiarios acerca de lo que se puede anticipar ; y el modo de proceder.

Una vez que tutores y "alumnos" estén emparejados, los beneficios del Programa de tutoría dependerán en gran medida de las relaciones que mantengan los participantes. Aparte del seguimiento ad hoc proporcionado por el Responsable de tutoría en el Centro de Servicios de JPO (CSJPO), no se contactará con los mentores y beneficiarios antes cuando el CSJPO llevará a cabo una evaluación intermedia y, ulteriormente, cuando se proceda a la evaluación final de la Fase I del citado Programa.

Sobre la base de la información y las experiencias de los tutores y "alumnos" de este año, tendrá lugar una nueva ronda de relaciones de tutoría. Se animará a los mentores interesados a que participen en el Programa del año siguiente.

¿ Cómo arrancar ?

A partir del momento en que los participantes hayan sido informados sobre quién es su pareja (tutor/a o beneficiario/a), recomendamos que se tomen los primeros contactos por iniciativa de los "alumnos". A fin de facilitar el primer encuentro, puede resultar conveniente seguir algunos o todos los puntos mencionados en la lista de control de los primeros contactos situada abajo.

Un paso importante para garantizar el éxito del proceso de tutoría consiste en aclarar las expectativas de los participantes al comienzo de la relación. Esto es importante no sólo para los beneficiarios, quienes están en el núcleo del proceso de tutoría, sino también para los mentores, quienes se lanzan en la relación de tutoría sin saber exactamente a lo que deben atenerse. Aunque las expectaciones iniciales queden aclaradas al principio, las necesidades pueden variar con el tiempo y, en consecuencia, quizá sea muy útil plantearse a menudo el tema durante todo el proceso.

Entre las características que definen una relación de tutoría exitosa, la que se basa en la confianza, la confidencialidad, la franqueza y la concordia entre tutores y "alumnos" es primordial. Sin este tipo de ambiente, las cuestiones importantes no serán formuladas y no se proporcionará información de calidad. Por lo tanto, puede valer la pena tomarse un poco de tiempo para llegar a conocer la pareja. Con este fin, se puede iniciar la conversación hablando de temas ajenos al trabajo : familia, amistades, formación, carrera, éxitos y fracasos... Otros tópicos pueden ser : el recorrido profesional de los beneficiarios hasta la situación presente y en qué medida ésta corresponde a sus deseos ; sus metas y aspiraciones para dentro de unos cinco años. Sus lecturas y destinos de vacaciones también pueden ser abordados así como los obstáculos profesionales de los cuales les gustarían quedar librados, y según ellos, qué posibilidades esto les daría entonces.

Lista de control para el/los primer(os) encuentro(s)

• ¿ Cómo ponerse en contacto (teléfono, correo electrónico, en persona) ?
• ¿ Cuál es la duración prevista de la sesión ?
• ¿ Qué nos gustaría saber acerca de la pareja ?
  • Información de orden social (formación, recorrido profesional, vida privada, intereses personales)
  • Ambiciones en cuanto al puesto actual (satisfacción profesional, metas relativas a la carrera, éxitos más contundentes, pronósticos para el futuro, claridad respecto a aspiraciones)
  • Objetivos de desarrollo (¿ Qué sería necesario mejorar con relación al puesto actual y a los próximos ? ¿ En qué debería concentrarse la ayuda ?)
• ¿ Qué convertirá esta relación de tutoría en una experiencia gratificante y útil para los interesados ?
• ¿ Qué expectativas mutuas tenemos (valores, reglas) ?
• ¿ Cómo y con qué frecuencia deberíamos tomar contacto en el futuro ? ¿ Será suficiente un contacto ad hoc según las necesidades ?
• ¿ Deberíamos determinar un orden del día para la(s) próxima(s) sesión(es) ?
• ¿ Sería conveniente tratar algunos temas ya ahora ?
• ¿ Cuándo y con qué medios ponernos en contacto ?

En la mayor parte de los casos, serán necesarios algunos esfuerzos por establecer una relación basada en la confianza y la transparencia. Cuando la gente no se encuentra frente a frente, resulta imposible descodificar las expresiones del rostro. Por supuesto, esto dificulta la comunicación pero, por otro lado, como las relaciones de larga distancia adquieren cada día un papel más importante, por fuerza mejoramos en el manejo de esas situaciones. Ahora bien, en la medida de lo posible, animamos a los participantes a que se reúnan en persona por lo menos una vez - de preferencia a principios del proceso de tutoría. Si fuera necesario y dentro de unos límites razonables, los JPO tienen derecho a utilizar su DTTA para un tal viaje, el cual debería ser combinado con algún otro traslado relacionado con el trabajo o el descanso.

Por último, se aconseja a los participantes que informen abiertamente a sus colegas y superiores cuanto antes de su participación en el Programa de tutoría. Las relaciones de tutoría pueden a veces causar preocupaciones a los que no forman parte del proceso. Esto se debe generalmente a una carencia de información - algunos compañeros de trabajo pueden sentirse decepcionados por no participar y la jerarquía temer que se conteste su liderazgo. Por eso es conveniente para los mentores y beneficiarios compartir las noticias sobre el Programa con la gente de su entorno profesional.

El proceso de tutoría

Una vez que se haya establecido el primer contacto, los participantes tendrán una idea más precisa de a qué deben atenerse y lo que su pareja espera de ellos. Tal vez sea conveniente que apliquen algunas de las pautas relativas al primer encuentro a las comunicaciones posteriores (por ejemplo : ¿ Quién toma la iniciativa ? ¿ Quién se encarga de la siguiente entrevista ? ¿ Hay que concertar un orden del día para la próxima sesión ? etc.). Lo que funcionará mejor quedará probablemente determinado según los casos pero conviene comprobar a menudo que la pareja tiene una comprensión similar en cuanto a la manera en que la relación debe desarrollarse.

Con el fin de que se logre un provecho máximo, también es importante que los beneficiarios tengan una idea clara acerca de lo que quieren conseguir de la relación de tutoría ; del mismo modo, deben ser sensatos en cuanto a lo que los mentores pueden hacer para ellos. Además, los "alumnos" deberían considerar detenidamente la forma en que ocupan el tiempo de los tutores. Por otro lado, éstos tienen que mostrarse flexibles respecto a las expectaciones iniciales y a la evolución del proceso - las necesidades de los beneficiarios pueden cambiar con el tiempo y los primeros planes requerir un ajuste en varias ocasiones. Los mentores deben estar dispuestos a compartir sus propias experiencias y a dirigirse a otros profesionales para recibir asesoramiento sobre temas con los que no están familiarizados.

Hemos aprendido de otros programas de tutoría que es aconsejable consagrar entre 2 y 3 horas a una conversación en profundidad. Una vez más, esto depende de las personas pero es algo de lo que los participantes deben ser conscientes cuando planifiquen una sesión de tutoría. Igualmente con base en programas precedentes, sabemos que es recomendable para tutores y "alumnos" ponerse en contacto por lo menos una vez al mes o todos los dos meses a fin de mantener el impulso de la confianza y la transparencia.

Trucos

Trucos para los beneficiarios

• Estar abiertos a los retos y deseosos de debatir los problemas explícitamente
• No dudar en recurrir con frecuencia a los mentores
• Respetar la agenda de los tutores
• Mantener una idea/imagen positiva de sí
• Ser activo en cuanto a su propio desarrollo y estar dispuesto a correr riesgos para evolucionar
• Confiarse en y fiarse de los mentores
• No esperar demasiado de los tutores

Trucos para los tutores

• Mostrarse disponibles a fin de incitar a los beneficiarios a acercárseles
• Escuchar
• Ser abiertos y sinceros
• Estar dispuestos a compartir sus propias experiencias
• Permanecer en un segundo plano y concentrarse en los "alumnos"
• Garantizar confidencialidad y respeto
• Ser consciente de las expectaciones y las limitaciones

Por otra parte, a algunos participantes les puede ser útil llevar un diario del proceso de tutoría ya que a veces ocurre que nos olvidemos de hechos importantes poco después de haberlos tenido en la mente ; un diario de a bordo quizás asegure entonces una cierta continuidad entre las sesiones. Y recordemos que este tipo de relatos escritos de las discusiones puede revelarse muy provechoso para los beneficiarios al darles la posibilidad de remitirse a ellos y reflexionar en etapas posteriores.

Al ser una relación de tutoría un proceso de evolución para los mentores y los beneficiarios, se darán situaciones para ambas partes en las cuales se hubiera deseado haber actuado de una manera diferente. Esto es normal en un proceso de desarrollo y en lugar de culparse a sí mismo o a su pareja, es aconsejable aceptar esos casos como parte del proceso y aprender de ellos. En una relación de tutoría, reconocer y debatir los errores puede constituir el punto de partida para comprender un problema. Por lo tanto, hay que manifestar su opinión a su pareja acerca del funcionamiento de la relación, preguntarle lo que piensa sobre el tema y lo que podría ser mejorado en el futuro.

Por último, es recomendable al final de cada sesión acordar una fecha aproximada para la cita siguiente.

Conclusión de la fase piloto

Tal como mencionado en la introducción, la fase piloto del Programa de tutoría de los JPO se concluido con una evaluación formal en marzo de 2004 en la cual mentores y beneficiarios fueron solicitados para que den una estimación del proceso rellenando un corto formulario de evaluación.

Evaluación de la fase piloto hecha por los mentores y beneficiaros.

Si, por un motivo cualquiera, el/la tutor(a) o el/la "alumno(a)" toma la decisión de interrumpir la relación de tutoría, rogamos a las dos partes nos informen cuanto antes y rellenen el dicho formulario de evaluación en ese momento.

De todas formas, se recomienda a los mentores y a los beneficiarios que discutan, antes del final de la relación, lo que han aprendido, lo que ha funcionado particularmente bien y lo que necesitaría una atención específica en caso de que una nueva relación de tutería fuese posible.

Siempre que los resultados de la evaluación final sean positivos, el Programa de tutoría será llevado a cabo por otro año. Si algunos mentores sienten interés en continuar su misión con otros "alumnos", deben mencionarlo en el citado formulario y contactaremos con ellos ulteriormente.

En caso de que surjan preguntas o preocupaciones durante el proceso de tutoría de los Jóvenes profesionales en prácticas, el responsable del Programa en el Centro de Servicios de JPO se complacerá informarles:

Sra. Fleur Vernat
Oficial de Página Web y Relaciones Públicas
PNUD - Centro de Servicios de JPO
Midtermolen 3
2100 Copenhague Ø
Dinamarca
Tel : +45 3546 7149
Fax : +45 3546 7171
Correo electrónico : fleur.vernat@undp.org

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