Directives, "tuyaux" et idées pour les tuteurs (mentors) et les bénéficiaires

Introduction

La finalité de ce document est de fournir des indications aux participants du Programme de tutorat des JEA. Ces directives ne sont pas nécessairement à suivre à la lettre mais plutôt destinées à donner des idées et de l'inspiration quant à la manière de commencer la relation de tutorat, quelles règles et valeurs de base doivent faire foi durant le processus et enfin offrir aux mentors et bénéficiaires quelques "trucs" concernant ce à quoi ils doivent s'attendre et la façon de procéder.

Une fois tuteurs et "élèves" répartis par paires, les gains dérivés dudit Programme dépendent en grande partie des relations que les participants maintiennent. Hormis le suivi ad hoc assuré par le foyer de tutorat situé au Centre de Service des JEA (CSJEA), mentors et "pupilles" ne seront contactés par le CSJEA que lorsqu'il sera procédé à des évaluations de parcours et à l'occasion de l'évaluation finale lors de la conclusion de la phase I du Programme de tutorat.

Comment démarrer ?

Dès que les participants savent qui est leur partenaire (tuteur/tutrice ou bénéficiaire), nous leur recommandons que le premier pas soit fait à l'initiative des seconds. Afin de faciliter le(s) premier(s) contact(s), il peut s'avérer judicieux de suivre certains ou tous les conseils mentionnés dans la liste de contrôle des premiers contacts située ci-dessous.

Un point très important pour assurer le succès du processus de tutorat est de définir les attentes dès le départ. Ceci est primordial pour les "pupilles", qui sont au coeur du processus de tutorat, mais également pour les mentors, lesquels entament la relation avec des idées plus ou moins précises quant aux aspirations. Bien que les attentes soient clarifiées au début de la relation, les besoins peuvent changer en cours de route et, par conséquent, il sera peut-être utile de revenir régulièrement sur ce point durant le processus.

Parmi les caractéristiques d'une relation de tutorat réussie, celle basée sur la confiance, la confidentialité, l'ouverture et la compréhension entre mentors et bénéficiaires est prépondérante. Sans une telle atmosphère, les vraies questions ne seront pas abordées et une collaboration efficace n'aura pas lieu. Initialement, il peut donc s'avérer payant de consacrer un peu de temps à faire connaissance avec le/la partenaire. A cette fin, vous pouvez très bien commencer par discuter de thèmes étrangers au travail : famille, amis, formation, carrière, succès et échecs. D'autres sujets peuvent être abordés : le parcours qui a conduit les bénéficiaires jusqu'à leur situation présente et dans quelle mesure celle-ci répond à leurs aspirations ; leurs buts et comment ils se voient dans quelque cinq ans. Leurs lectures et destinations de vacances peuvent aussi être discutées ainsi que les difficultés professionnelles dont ils aimeraient se débarrasser et, selon eux, quelles possibilités leur seraient dès lors ouvertes.

Liste de contrôle pour le(s) premier(s) contact(s)

Type de contact (téléphone, courriel, rencontre personnelle)
Durée escomptée de la session
Que voulons-nous savoir au sujet du/de la partenaire ?
- Information d'ordre social (formation, parcours professionnel, vie privée, intérêts personnels)
- Ambitions quant au poste actuel (satisfaction professionnelle, buts de carrière, réussites les plus significatives, visions de l'avenir, clarté quant aux aspirations)
- Plan de développement personnel (que serait-il utile d'améliorer en relation avec le poste actuel et ceux à venir ? Sur quoi devrait se concentrer l'aide ?
Qu'est-ce qui rendra cette relation de tutorat satisfaisante et utile aux deux partenaires ?
Quelles attentes mutuelles avons-nous (valeurs, règles) ?
Comment et avec quelle fréquence devrions-nous être en contact à l'avenir - un contact ad hoc uniquement selon les besoins est-il suffisant ?
Devrions-nous établir un ordre du jour pour le(s) prochain(s) contact(s) ?
Y a-t-il des domaines sur lesquels nous devrions travailler maintenant ?
Quand et quel type de contact devrions-nous mettre en oeuvre ?

Quelques efforts seront certainement nécessaires dans la plupart des cas pour établir une relation de confiance et d'ouverture. Lorsque les personnes ne se trouvent pas face-à-face, il est difficile de décoder les sentiments et les expressions du visage ne peuvent être perçues. Bien entendu, ceci rend la communication difficile mais comme, d'autre part, les relations à distance jouent un rôle toujours plus important dans notre vie privée et professionnelle, nous avons par la force des choses une meilleure appréhension de ce mode de communication. Cependant, dans la mesure du possible, nous encourageons tuteurs et bénéficiaires à se rencontrer au moins une fois - de préférence au début du processus de tutorat. Les JEA sont autorisés à utiliser leur DTTA, si nécessaire et dans des limites raisonnables, pour un tel déplacement ; ils devraient essayer de combiner ce dernier avec un voyage lié à l'exercice de leurs fonctions ou une période de congé.

Enfin, il est vivement recommandé aux participants d'informer directement et au plus vite collègues et hiérarchie au sujet de leur engagement dans le Programme. Les relations de tutorat peuvent parfois causer de l'insécurité parmi les non-participants. A l'origine de cette impression se trouve en général le manque d'information - les collègues peuvent se sentir déçus de ne pas participer et les supérieurs hiérarchiques craindre une contestation de leur autorité. Il serait donc judicieux pour les participants de disséminer dans leur entourage l'information concernant ledit Programme.

Le processus de tutorat

Une fois que le premier contact a été pris, les participants devraient avoir une idée plus précise de ce qu'ils peuvent espérer et ce que leur partenaire attend d'eux. Il peut s'avérer utile de suivre certaines des directives relatives au premier contact pour les communications qui suivront (par ex., qui prend l'initiative de la relation ? qui s'occupe de la prochaine discussion ? doit-il y avoir un ordre du jour pour les contacts ultérieurs ? etc.). La meilleure solution variera probablement selon les personnes mais il est recommendable de vérifier régulièrement qu'ils (tuteur/tutrice et bénéficiaire) ont une notion similaire de la manière dont la relation doit se dérouler.

Afin d'en tirer le profit maximum, il est également important que les "élèves" aient une idée bien précise de ce qu'ils veulent obtenir de la relation de tutorat ainsi qu'ils soient réalistes quant à ce que les mentors peuvent leur apporter. De plus, les bénéficiaires seront attentifs à la façon dont ils occupent le temps des tuteurs. Ceux-ci, pour leur part, doivent se montrer flexibles concernant les attentes initiales et l'évolution des événements - les nécessités des " pupilles " peuvent changer durant le processus et les plans de départ devoir être ajustés à plusieurs reprises. De même, les mentors doivent être disposés à partager leurs propres expériences et s'adresser à d'autres professionnels pour des conseils au sujet de thèmes qui ne leur sont pas familiers.

D'autres programmes de tutorat nous ont enseigné qu'il est recommendable de consacrer aux conversations approfondies entre 2 et 3 heures. Encore une fois, ceci dépend des cas mais constitue néanmoins une référence que les participants devraient garder à l'esprit lorsqu'ils planifient une session de tutorat. Toujours basés sur les programmes précédents, nous conseillons aux mentors et bénéficiaires de se mettre en contact au moins une fois par mois, voire tous les deux mois, afin de garder une dynamique de confiance et d'ouverture.

"Tuyaux"

"Tuyaux" pour les bénéficiaires :

Etre ouvert aux défis et désireux de débattre les problèmes avec franchise
S'assurer du recours fréquent aux tuteurs
Respecter l'emploi du temps des mentors
Garder une idée/vue de soi-même positive
Etre actif quant à son propre développement et vouloir courir certains risques afin d'évoluer
Se confier et faire confiance aux tuteurs
Ne pas trop attendre des mentors

"Tuyaux" pour les tuteurs :

Se montrer disponible afin d'inciter les bénéficiaires à les contacter
Écouter
Être ouvert et sincère
Vouloir partager ses propres expériences
Se maintenir au second plan et se concentrer principalement sur les "élèves"
Assurer confidentialité et respect
Etre conscient des attentes et limites relatives au Programme

Il pourrait se révéler profitable pour certains participants de garder un journal du processus de tutorat. Il arrive parfois que l'on oublie des faits importants quelques instants seulement après les avoir eus en tête ; un "livre de bord" peut donc aider à assurer une certaine continuité entre les sessions. Sans oublier que ce type de compte rendu des discussions peut être très utile pour les bénéficiaires afin de s'y référer et y réfléchir lors d'étapes ultérieures.

Comme une relation de tutorat est un processus d'évolution pour les tuteurs et les "pupilles", il y aura probablement des situations où l'on aurait voulu que nos actions aient été différentes. Ceci est tout à fait normal lors d'un tel processus de développement ; il est dès lors souhaitable d'accepter ces situations telles qu'elles sont et d'en tirer des enseignements. Dans une relation de tutorat, admettre et débattre les erreurs commises peut s'avérer le point de départ pour mieux comprendre un problème. Par conséquent, il faut faire part au partenaire de ses impressions quant au fonctionnement de la relation et lui demander ce qu'il/elle en pense tout comme ce qui d'après lui/elle pourrait être amélioré à l'avenir.

Enfin, il est souhaitable, à la fin de chaque session, de fixer une date approximative pour le rendez-vous suivant.

Conclusion de la phase pilote

La phase pilote du Programme de tutorat des JEA s'est conclue avec une évaluation formelle en mars 2004 où mentors et bénéficiaires ont donné leurs impressions à travers un court formulaire d'évaluation.

tuteurs

JEA

Si, pour une raison quelconque, le/la mentor ou " élève " décide d'interrompre la relation de tutorat avant son terme, nous demandons aux deux parties de nous en informer et de compléter le formulaire d'évaluation au moment de l'interruption.

Quoi qu'il en soit, il est souhaitable pour les tuteurs et " pupilles " de discuter, avant la fin de la relation, de ce qu'ils ont appris ; ce qui a fonctionné particulièrement bien ; et ce qui aurait besoin d'une attention spécifique si une nouvelle relation de tutorat était possible.

Les résultats de l'évaluation finale s'étant avérés positifs, le Programme de tutorat est reconduit pour une année supplémentaire. Au cas où des mentors aimeraient poursuivre leur mission avec d'autres bénéficiaires, nous les prions de nous l'indiquer sur le formulaire d'évaluation et nous les contacterons ultérieurement.

Pour toute question ou préoccupation qui pourrait surgir durant le processus de tutorat des Jeunes experts associés, le responsable du Programme au Centre de Service des JEA sera heureuse de vous répondre:

Mme Fleur Vernat
Chargé des relations publiques et du site internet
PNUD - Centre de Service des JEA
Midtermolen 3
2100 Copenhague Ø
Danemark
Tél : +45 3546 7149
Fax : +45 3546 7171
Courriel : fleur.vernat@undp.org

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