Aclaraciones respecto a la carta de expectativas (o mejores prácticas) a la atención del/de la JPO y la División de operaciones de la oficina de campo
Propósito: Prepararse de forma óptima para recibir a un/a JPO y administrar sus actividades y necesidades de función durante su misión.
Durante los próximos años, van a trabajar junto(a)s en la misma oficina y con vistas al comienzo de su futura relación laboral, quisiéramos compartir con ustedes algunas prácticas óptimas acerca del mejor modo de gestionar los temas administrativos y financieros respecto a los Jóvenes Profesionales en Prácticas (JPO).
El estatuto profesional de los JPO
A los Jóvenes Profesionales en Prácticas se les brinda un contrato fijo por un año perteneciente a la Serie 200(L), el cual es generalmente renovado por un segundo año - siendo dos años como mínimo la duración habitual del nombramiento - aunque sujeto a rendimiento satisfactorio. En circunstancias excepcionales, algunos donadores financian nombramientos de hasta cuatro años. Los salarios corresponden a los del personal principiante en la categoría de los Funcionarios del cuadro orgánico de la ONU (P1-P2).
Para mayor información sobre los detalles del estatuto de JPO, pulsen aquí.
El papel del Centro de Servicios de JPO del PNUD
El Centro de Servicios de JPO (CSJPO) es una "sucursal" de la Oficina de Recursos Humanos del PNUD, la cual forma parte del Departamento de Administración. El CSJPO se trasladó a Copenhague en el año 2001.
El Centro es el eje de los programas de JPO tanto del PNUD como de otras agencias de la ONU. Actúa como punto focal para los patrocinadores en temas cotidianos de recursos humanos - incluyendo el reclutamiento de los JPO, su selección, ubicación, traslado de misión - así como en diferentes asuntos de índole financiera y administrativa.
Cada centro de trabajo tiene su persona de contacto en el CSJPO. Si desea saber quién es el/la Adjunto/a de Recursos Humanos encargado/a de su lugar de trabajo, pulsen aquí.
Algunas distinciones entre los derechos de los JPO y los de los demás funcionarios internacionales
Los Jóvenes Profesionales en Prácticas están patrocinados por los gobiernos donantes y, por lo tanto, sus contratos de la Serie 200 se hallan limitados a esa fuente de financiamiento. Aunque forman parte de la plantilla internacional de la organización, los JPO se benefician de unos derechos ligeramente diferentes a los correspondientes a los funcionarios internacionales regulares, tal como queda estipulado en los acuerdos alcanzados con su gobierno patrocinador respectivo. Las principales distinciones son las siguientes:
- Los viajes se hacen siempre en clase turista, independientemente de la duración del desplazamiento;
- No se tiene derecho al reembolso de los gastos de transporte del vehículo privado;
- El subsidio de traslado se reduce en un 40% comparado con el de los funcionarios internacionales regulares (6'000 dólares US para los JPO solos y 9'000 dólares US para los JPO con personas reconocidas a cargo);
- La prolongación de los contratos de JPO por el 3er y 4º años convertidos en ALD está autorizada sin la habitualmente exigida interrupción de funciones de un mes (nótese sin embargo que esta excepción se aplica únicamente en caso de cofinanciación del nuevo contrato por parte del patrocinador);
- La participación en el plan de jubilación de la Caja de pensiones del personal de la ONU (CCPPNU) no se hace de forma sistemática, sino que depende de los acuerdos específicos firmados con cada donador;
- Los JPO se hallan cubiertos por el seguro médico Global Life Insurance, la prima está integralmente subvencionada por el patrocinador;
- Los JPO tienen derecho a una Prestación para viajes y formación relacionados con el trabajo (DTTA), cuyo límite de gastos anual está administrado por la oficina de campo;
- Debe realizarse un Informe anual de evaluación además del Sistema de Evaluación de las Competencias y los Resultados (RCA).
Uso de la Prestación para viajes y formación relacionados con el trabajo (DTTA)
La prestación para viajes y formación relacionados con el trabajo (DTTA) es asignada por el gobierno patrocinador para actividades/viajes oficiales de carácter formativo que brinden oportunidades de capacitación tales como la participación en seminarios, talleres, mesas redondas a nivel nacional, regional, subregional y/o internacional, etc.
Además, la DTTA es una asignación suministrada por el gobierno donador sobre una base anual y se dispone de ella sólo en el periodo de misión JPO financiado por el patrocinador. La cuantía anual de la prestación depende del donador y está sujeta a modificación.
Por lo general, no se usa la DTTA para cubrir los gastos de: a) cursos y títulos universitarios; b) curso de PPO [curso de introducción a las políticas y operaciones de programas]; c) cursos de idiomas; d) cursos de informática; e) viajes de estudio/supervisión a lugares de proyecto. En caso de duda, consulte con el/la Adjunto/a de RR.HH. competente para mayor información.
Únicamente las entradas contables que hayan sido autorizadas por el Centro de Servicios de JPO podrán ser aceptadas como gastos válidos para ser cargados a la cuenta de DTTA del/de la JPO respectivo/a. La gestión de la cuenta DTTA está descentralizada en las oficinas de país, inclusive el seguimiento del montante asignado. Además, incumbe a los directivos de la oficina asegurarse de que sólo se autorizan las actividades de formación y aprendizaje relacionadas con las funciones de los JPO.
Para más detalles acerca de las normas de DTTA, pulsen aquí.
Abonos a favor de los JPO
Como mencionado anteriormente, todos los servicios relativos a los Jóvenes Profesionales radican en el Centro de JPO, inclusive la presentación de los informes administrativos y financieros a los patrocinadores. En lo que a esto se refiere, la autoridad de aprobación en materia de abonos de JPO realizados en sus lugares de trabajo reside únicamente en el Centro de Servicios de JPO. Las piezas justificantes - con el fin de que los Jóvenes Profesionales en Prácticas reciban las cuantías localmente - se emiten generalmente en las oficinas de campo según las indicaciones mencionadas a continuación:
- Los JPO deben ser designados como "vendors" provistos de sus nuevos datos bancarios y de domicilio;
- Los JPO también se hallan bajo "UNDP1 BU", por lo general en lo tocante a los pagos solicitados para que se efectúen en el exterior del centro de trabajo;
- Los justificantes creados en la oficina de campo deben ser emitidos bajo el "BU" de la dicha oficina como cualquier otro documento justificante formulado localmente;
- Los documentos justificantes deben ser emitidos bajo un "UNDP BU" (por ejemplo: XXX10 y no 40 si se trata de UNIFEM);
- Los justificantes deben mencionar el "COA" personal y único de cada JPO. Ese "COA" se comunica habitualmente a las oficinas de campo con la carta de autorización de pago inicial. En caso de duda, consulten el sitio web del Centro de Servicios de JPO para mayor información o pidan al CSJPO que vuelva a enviarles el "COA";
- Las piezas justificantes creadas como anticipos no deben ser cargadas a la cuenta del/de la JPO; estas operaciones abiertas así como los reembolsos están administrados localmente por la oficina de campo;
- Los JPO están considerados como personal de pleno derecho de la oficina y, por lo tanto, no pueden constituir un motivo de recuperación de gastos a favor de la oficina de campo anfitriona por uso de despacho, servicios o material que se les suministre;
- Las evacuaciones médicas o por seguridad se cargan al "COA" del/de la JPO correspondiente, dependiendo de los procesos de autorización regulares vigentes localmente;
- Todos los pagos relativos a los JPO y efectuados localmente en las oficinas deben ser presentados a lorrae.davey@undp.org y/o a lykke.andersen@undp.org para aprobación.
Vacaciones anuales acumuladas
Tomen nota de que los JPO deben hacer uso de todos sus días de vacaciones anuales en el periodo cubierto por el contrato ya que los días acumulados no son conmutables por dinero en efectivo.
Carpeta de material informativo de acogida para los JPO
Los nuevos JPO deben recibir una carpeta de información de recibimiento, antes de o al llegar al centro de trabajo. En la dicha carpeta se aconseja tratar los siguientes temas:
Información general acerca del país anfitrión
Breve perspectiva global del país, su geografía (incluir mapa), historia, cultura, temas políticos y
de seguridad, ministerios e instituciones gubernamentales, personas importantes del país, asuntos
prácticos, etc.
Alojamiento / hospedaje
Resumen del mercado inmobiliario, los hoteles, las posibilidades de hospedaje a corto plazo, los
consejos para encontrar y alquilar vivienda (incluso direcciones útiles y teléfonos de contacto, si
los hay), el abanico de precios razonables según las distintas categorías de alojamiento, el nivel
máximo de alquiler razonable al efecto del subsidio para alquiler vivienda, si procede.
Medios de transporte
Perspectiva y recomendaciones (incluyendo desplazamientos en el interior y al exterior del país), cómo
conseguir un vehículo y ayuda para comprarlo, seguros, anticipo de salario para la compra (si procede),
información sobre los transportes públicos.
Niños / esparcimiento
Escuelas, guarderías infantiles, instalaciones deportivas y centros de ocio, emplazamientos/museos para visitar, restaurantes, clubs, etc.
Atención médica, urgencias, accidentes
Lista de las enfermedades frecuentes, pasos a seguir en caso de accidente/urgencia, listado de los
teléfonos de emergencia y de médicos/hospitales, lista de medicamentos y tratamientos no disponibles en el país.
El PNUD
Estructura de la oficina del PNUD/ONU, listado del personal y guía de teléfonos, organigrama, procesos
y procedimientos de trabajo (ordenación jerárquica, lista de distribución, autorizaciones de firma,
etc.), información sobre los programas (MANUD, CCF/CPD, CCA, NHDR, etc.).
Sistema de la ONU
Las agencias de la ONU presentes en el país y lista del personal.
Sistema de seguridad
Personas de contacto en el centro de seguridad, planes de seguridad.
Bancos
Nombre de las entidades financieras recomendables, horario de atención al público y trámites.
Administración
Proceso de registro en el Ministerio de Asuntos Exteriores, inscripciones requeridas, equivalencia
local del carné de conducir, derechos de franquicia aduanera, despacho de aduana con relación a los
efectos personales, etc.
Lista de verificación para la orientación de los JPO
Antes de la llegada
- Establecer contacto con el Centro de Servicios de JPO a fin de reducir al mínimo los retrasos administrativos;
- Remitir la carpeta de información (véase lista arriba), detalles acerca de los correo-e pertinentes y el sitio web, requisitos sobre los visados, la seguridad y autorizaciones gubernamentales, nombre y número de identidad de la persona encargada de recoger al/a la JPO a su llegada;
- Reservar hospedaje en un hotel (en las cercanías de la oficina, si es posible) para lo(a)s primero(a)s días/semanas tras la llegada;
- Preparar el despacho/espacio de trabajo del/de la JPO, incluso el mobiliario, la computadora, la impresora, el acceso al correo-e/Internet, etc;
- Tramitar la acreditación de seguridad.
El día de la llegada
- Acoger al/a la JPO en el aeropuerto y orientarlo/a por la aduana;
- Llevar el/la JPO al hotel y explicarle cómo ir al trabajo al día siguiente (a no ser que sea recogido/a por el chófer de la oficina);
- Entregarle la carta de bienvenida y la documentación de introducción;
- Breve introducción al sistema y procedimientos del correo-e así como al intranet de la oficina de campo y de la sede;
- Rellenar los diversos formularios administrativos y de seguridad. Proveerle de una tarjeta de identidad de función.
Los días siguientes
- Prestar ayuda para: abrir cuenta(s) bancaria(s), conseguir los requeridos documentos en los servicios gubernamentales (carnés de identidad y de conducir), ubicar el alojamiento más conveniente así como los centros de enseñanza para las personas a cargo, indicar los lugares donde comprar productos alimenticios y artículos del hogar esenciales, etc;
- Organizar una sesión de información sobre la seguridad con el responsable del tema;
- Efectuar los pagos relativos al nombramiento en base a la autorización del Centro de Servicios de JPO.
Dos primeras semanas
- Organizar la introducción a la gestión de las operaciones (trámites de aduana, visados, vehículos, etc.);
- Organizar la introducción a la gestión financiera (revisión de presupuesto, anticipos, etc.).