Précisions concernant la lettre des attentes (ou pratiques d'excellence) à l'attention du/de la JEA et de la Division des opérations au sein du Bureau de pays
Finalité : préparation à l'accueil d'un/e JEA et à la gestion de ses besoins opérationnels ainsi que ses activités pendant son affectation.
Durant les prochaines années vous allez travailler en étroite collaboration, et dans le cadre de votre future relation professionnelle, nous aimerions vous faire part de quelques pratiques d'excellence afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de votre expérience comme Jeune expert associé, d'une part, et en tant que lieu d'affectation accueillant un/e JEA d'autre part.
Le statut professionnel des JEA
Les JEA se voient offrir un contrat de durée déterminée d'une année de la série 200 (L), lequel est généralement prorogé pour une deuxième année - l'affectation étant habituellement d'une durée minimum de deux ans - sous réserve de performances satisfaisantes. Dans des cas exceptionnels, plusieurs donateurs financent des affectations qui peuvent durer jusqu'à quatre ans. Les salaires correspondent à ceux du barème des traitements de base de la catégorie administrateurs de l'ONU (P1-P2).
Pour plus d'information sur les particularités du statut des JEA, veuillez cliquer ici.
Le rôle du Centre pour les JEA du PNUD
Le Centre pour les JEA (CJEA) est une antenne du Bureau des ressources humaines, qui fait partie du Bureau de gestion du PNUD. Le CJEA a été transféré à Copenhague en juillet 2001.
Le Centre joue un rôle essentiel dans les programmes de Jeunes experts associés mis en oeuvre par le PNUD et les autres institutions des Nations Unies. Il fait office d'agent centralisateur auprès des donateurs pour toutes les affaires courantes ayant trait aux ressources humaines, telles que le recrutement, la sélection, l'affectation et le redéploiement des JEA, ainsi que pour diverses questions administratives et financières.
A chaque lieu d'affectation correspond une personne de contact au sein du Centre pour les JEA. Si vous souhaitez connaître le/la Chargé/e des ressources humaines responsable de votre lieu d'affectation, veuillez cliquer ici
Quelques différences entre les droits des JEA et ceux des autres fonctionnaires internationaux
Les Jeunes experts associés sont sponsorisés par le gouvernement donateur ; ainsi leur contrat de Série 200 se trouve limité à cette source de financement. Bien qu'ils fassent légitimement partie du personnel international de l'organisation, les JEA bénéficient de droits légèrement différents de ceux des fonctionnaires internationaux réguliers conformément aux spécificités des accords passés avec le gouvernement donateur concerné. Les principales distinctions sont les suivantes :
- Les voyages se font toujours en classe économique, indépendamment de la durée du trajet;
- Pas de droit au remboursement des frais de transport du véhicule privé;
- L'allocation de déménagement est réduite de 40% comparée à celle du personnel international régulier (6'000 dollars US pour les JEA seuls et 9'000 dollars US pour les JEA avec personnes reconnues à charge);
- La prorogation de l'affectation des JEA pour 3-4 ans sur un contrat ALD est permise sans l'interruption de fonction habituelle d'un mois (veuillez cependant noter que cette exception s'applique uniquement s'il y a cofinancement de la part du donateur);
- La participation au plan de retraite de la Caisse des pensions du personnel de l'ONU (CCPPNU) ne se fait pas systématiquement mais dépend des accords spécifiques passés avec le donateur;
- Les JEA sont couverts par le régime d'assurance Global Life, la prime étant entièrement subventionnée par le donateur;
- Les JEA bénéficient d'un budget DTTA annuel (Indemnité de déplacement et de formation liés à l'exercice des fonctions), avec une limite de dépense annuelle gérée par le bureau de pays;
- Un rapport d'évaluation annuel doit être préparé en plus du RCA.
Utilisation de l'indemnité de déplacement et de formation liés à l'exercice des fonctions (DTTA)
L'indemnité de déplacement et de formation liés à l'exercice des fonctions est allouée par le pays donateur et destinée aux missions/voyages officiels à caractère éducatif offrant des opportunités d'apprentissage telles que la participation à des séminaires, des ateliers, des tables rondes au niveau national, régional, sous-régional et/ou international, etc.
Plus généralement, la DTTA est une affectation offerte par le gouvernement donateur sur une base annuelle et disponible seulement durant la période de mission du/de la JEA financée, donc, par ledit sponsor. Le montant de l'indemnité annuelle dépend du donateur et est sujet à modification.
Habituellement, l'indemnité DTTA n'est pas utilisée pour couvrir les frais de : a) cours ou diplômes universitaires ; b) cours PPO [cours d'introduction à la politique et aux opérations de programme] ; c) cours linguistiques ; d) cours informatiques ; e) voyages de suivi et d'étude sur les sites de projet. Uniquement les écritures comptables expressément autorisées par le Centre pour les JEA seront acceptées comme dépenses valables pour l'imputation sur le budget DTTA du/de la Jeune expert/e concerné/e. La gestion du compte de l'indemnité a été déléguée aux bureaux de pays, de même que le contrôle du montant alloué. De plus, il incombe aux responsables du bureau de s'assurer que seules les activités de formation/apprentissage en rapport avec la fonction de JEA sont acceptées.
Pour en savoir plus sur le DTTA, veuillez cliquer ici.
Les paiements en faveur des JEA
Comme mentionné ci-dessus, tous les services relatifs aux Jeunes experts associés sont assurés par le Centre pour les JEA, y compris les comptes rendus administratifs et financiers à l'attention des donateurs. A ce sujet, le pouvoir d'autorisation concernant les versements effectués par les bureaux de pays en faveur des Jeunes experts réside exclusivement auprès du CJEA. Les pièces justificatives - afin que les paiements destinés aux JEA puissent être effectués sur place - sont généralement émises par les bureaux de pays selon les indications suivantes :
- Les JEA doivent être désignés comme "vendors" avec leurs nouvelles coordonnées bancaires et de domicile;
- Les JEA existent aussi sous "UNDP1 BU", en général pour les versements qui doivent être effectués en dehors du lieu d'affectation;
- Les pièces justificatives créées dans le bureau de pays doivent être émises sous le "BU" dudit bureau comme tout autre document justificatif établi localement;
- Les pièces justificatives doivent être émises sous un "UNDP BU" (par exemple : XXX10 et non pas 40 s'il s'agit de l'UNIFEM);
- Les documents justificatifs doivent comporter le "COA" personnel et unique à chaque JEA. Ce " COA " est habituellement communiqué au bureau de pays avec la lettre initiale d'autorisation de paiement. En cas de doute, veuillez consulter le site Internet du Centre des JEA pour information ou demander directement au Centre de vous recommuniquer le "COA";
- Les pièces justificatives émises comme avances ne doivent pas être portées sur le compte du/de la JEA ; ces opérations ainsi que les remboursements sont gérés localement par le bureau de pays;
- Les JEA sont considérés comme membres à part entière du personnel du bureau et ne sont pas sujets à paiement pour recouvrement de coûts en faveur du bureau de pays hôte pour usage de locaux, services ou équipement qui leur seraient fournis;
- Les évacuations pour raisons médicales et de sécurité sont imputées au "COA" respectif du/de la JEA, sous réserve des procédures d'autorisation régulières en vigueur sur place;
- Tous les paiements relatifs aux JEA effectués localement dans les bureaux doivent être présentés à lorrae.davey@undp.org et/ou lykke.andersen@undp.org pour approbation.
Le congé annuel accumulé
Veuillez noter que les JEA doivent prendre la totalité de leur congé annuel durant la période couverte par leur affectation car les jours accumulés non pris ne sont pas convertibles en espèces.
Dossier d'information d'accueil pour les JEA
Tout nouveau JEA devrait recevoir un dossier d'information d'accueil avant ou à son arrivée sur le lieu d'affectation. Il est conseillé d'aborder les sujets suivants :
Informations générales sur le pays hôte
Brève vue d'ensemble du pays, sa géographie (inclure carte), histoire, culture, questions
politiques et de sécurité, ministères et institutions gouvernementales, personnalités marquantes,
affaires pratiques, etc.
Logement/hébergement
Résumé concernant le marché immobilier, les hôtels, les possibilités d'hébergement sur le court
terme, tuyaux pour trouver et louer un logement (y compris adresses utiles et téléphones de contact,
si disponibles), éventails de prix raisonnables pour différents niveaux de logement, niveau maximum du
loyer raisonnable dans l'optique de l'allocation de logement (le cas échéant).
Moyens de transport
Vue d'ensemble et recommandations (déplacements internes et externes au pays), comment obtenir un
véhicule, aide pour l'acheter, assurance, avance sur salaire pour l'achat (le cas échéant),
information sur les transports publics.
Enfants/loisirs
Ecoles, crèches, centres de loisirs et installations sportives, sites/musées à visiter, restaurants, clubs, etc.
Soins, secours, accidents
Liste des maladies fréquentes, marche à suivre en cas d'accident/d'urgence, liste des téléphones de
secours et des médecins/hôpitaux, liste des médicaments et traitements non disponibles dans le pays.
PNUD
Structure du bureau du PNUD/ONU, liste des employés, annuaire téléphonique, organigramme, processus
et procédures de travail (structure hiérarchique, liste de distribution, autorisations de signature, etc.), information sur les programmes (PNUAD, CCP/CPD, BCP, NHDR, etc.).
Système de l'ONU
Agences de l'ONU présentes dans le pays et liste des personnes en charge.
Système de sécurité
Personnes de contact au sein du centre de la sécurité, plans de sûreté, etc.
Banques
Nom des institutions financières recommandées, heures d'ouverture et procédures administratives.
Administration
Procédure d'inscription auprès du Ministère des Affaires Etrangères, inscriptions obligatoires,
équivalence locale du permis de conduire, droits de franchise douanière, dédouanement des effets personnels, etc.
Liste de vérification pour l'orientation des JEA
Avant l'arrivée
- Etablir le contact avec le Centre pour les JEA du PNUD afin de réduire au maximum les retards administratifs;
- Envoyer le dossier d'information d'accueil (voir liste ci-dessus), les détails concernant les courriels pertinents, les renseignements au sujet du site web, les exigences en matière de visas, de sécurité et d'autorisations gouvernementales, enfin le nom et numéro d'identité de la personne chargée de l'accueil à l'arrivée du/de la JEA;
- Effectuer la réservation à l'hôtel (de préférence proche du bureau) pour les premiers/ères jours/semaines suivant son arrivée;
- Préparer le bureau/espace de travail du/de la JEA, y compris le mobilier, l'ordinateur, l'imprimante, l'accès au courriel/Internet, etc;
- Dispositions pour l'habilitation de sécurité.
Jour d'arrivée
- Accueillir le/la JEA à l'aéroport et l'orienter à la douane;
- Conduire le/la JEA à l'hôtel et lui expliquer comment se rendre au travail le lendemain (sauf si prise en charge prévue par le chauffeur du bureau);
- Lui remettre la lettre de bienvenue et le dossier de présentation;
- L'introduire au système et procédures de courriel ainsi qu'à l'intranet du bureau et du siège;
- Remplir les divers formulaires administratifs et de sécurité. Lui fournir une carte d'identité de fonction;
Premiers jours
- Offrir une assistance pour l'ouverture de compte(s) bancaire(s), l'obtention des documents obligatoires auprès des services gouvernementaux (documents d'identité, permis de conduire), localiser le logement adéquat ainsi que les établissements d'enseignement pour les personnes à charge, les endroits où acheter denrées alimentaires et équipement ménager essentiels, etc.
- Assurer une session d'information sécuritaire avec le/la responsable de la sécurité;
- Effectuer les paiements relatifs à l'affectation sur la base de l'autorisation donnée par le Centre pour les JEA.
Deux premières semaines
- Organiser l'introduction au management des opérations (formalités douanières, visas, véhicules, etc.);
- Organiser l'introduction au management financier (révision du budget, avances, etc.).