Aclaraciones respecto a la carta de expectativas
(o mejores prácticas) a la atención del/de la JPO
y sus encargados directos
Propósito: Conciliar las expectativas del/de la JPO con las de la dependencia/oficina en la que está destinado/a
Durante los próximos años, van a trabajar junto(a)s en la misma oficina y con vistas al comienzo de su futura relación laboral, quisiéramos compartir con ustedes algunas prácticas óptimas acerca del mejor modo de gestionar los temas administrativos y financieros respecto a los Jóvenes Profesionales en Prácticas (JPO).
El estatuto profesional de los JPO
A los Jóvenes Profesionales en Prácticas se les brinda un contrato fijo por un año perteneciente a la Serie 200(L), el cual suele ser renovado por un segundo año - siendo dos años la duración habitual de la misión - aunque sujeto a rendimiento satisfactorio. En circunstancias excepcionales, algunos donadores patrocinan nombramientos de hasta cuatro años. Los salarios corresponden a los del personal principiante en la categoría de los Funcionarios del cuadro orgánico de la ONU (P1-P2)
Por lo tanto, aunque “júnior” en la organización, los Jóvenes Profesionales en Prácticas no son aprendices ni voluntarios de sustitución. Bajo la supervisión de un miembro de la plantilla dotado de experiencia, los JPO trabajan como personal internacional y toman parte en la identificación, planificación, puesta en práctica, seguimiento y evaluación de los programas de los que se encargan las agencias de la ONU.
Dicho esto, es asimismo esencial que los JPO - en cuanto lleguen a la oficina - reciban una preparación, supervisión y formación bien estructuradas por parte de sus encargados a fin de que tengan garantizados una perfecta integración, una eficacia operacional y un aprendizaje adecuado.
Para mayor información sobre los detalles del estatuto de JPO, pulsen aquí.
Mantener actualizadas las atribuciones del puesto (ToR)
Se recluta a un/a JPO según las atribuciones de puesto específicas. Ahora bien, puesto que la ONU trabaja en entornos dinámicos con prioridades cambiantes a lo largo del tiempo, se necesita flexibilidad y, por lo tanto, ocurre que los ToR de los JPO cambien durante la misión. Los Jóvenes Profesionales deben, por consiguiente, estar abiertos al diálogo y aceptar modificaciones de sus ToR si se hallan en el abanico de sus competencias.
Dicho lo cual, los ToR deben mantenerse al día y reflejar el enfoque y las necesidades reales de la dependencia y/o de la oficina. En caso de ajustes importantes, remitan una copia de las atribuciones revisadas al Centro de Servicios de JPO (CSJPO).
Usar las aptitudes, motivación y energía de un/a JPO
Los JPO son profesionales altamente cualificados y motivados, y generalmente titulares, como mínimo, de una maestría en una materia relacionada con el desarrollo. Los beneficios inherentes al Programa de JPO pueden ser alcanzados cuando se saca lo mejor de las competencias y capacidades de los Jóvenes Profesionales en Prácticas.
Joven Profesional en Prácticas es un título que alude al tipo de financiación del puesto. Sin embargo, cuando se trata de las funciones, la mayor parte de los JPO tienen como título Oficial de programas o Analista de programas, lo que hace referencia en mayor medida al tipo de tareas que desempeñan. Al respecto, es importante subrayar que los JPO están capacitados para cumplir tareas similares a las de los oficiales de programas nacionales e internacionales. Además de las funciones propias de la gestión de programas, un número cada vez mayor de JPO se ven designados como focos en materia de actividades de práctica del PNUD.
La garantía de una formación integrada en las funciones
Al ser los JPO jóvenes profesionales con tres o cuatro años de experiencia laboral como máximo, el aprendizaje es un elemento importante de su misión. De modo que los mencionados JPO se benefician de una prestación para viajes y formación relacionados con el trabajo (DTTA) financiada por el patrocinador y que les permite participar en seminarios, talleres, cursos, prácticas de observación-formación pertinentes, etc. Las prioridades para el uso de la prestación han de consultarse y acordarse con los encargados.
Para la mayoría de los Jóvenes Profesionales en Prácticas, el citado nombramiento constituye el primer contacto con el sistema de la ONU. Con lo cual una sesión de información general proporcionada por la oficina de país/centro de trabajo le permitirá al/a la JPO contribuir a las prioridades de la delegación. Esa introducción debería comprender la estructura administrativa de la oficina, la organización del trabajo, las prioridades temáticas y del programa del país, así como la índole de la cooperación con los socios y el gobierno del país - inclusive el modo de implementación a nivel nacional -, etc.
La supervisión y orientación de los JPO
Con el fin de que el/la Joven Profesional en Prácticas tenga la posibilidad de brindar una aportación sustancial a las tareas del centro de trabajo, debe recibir una supervisión, orientación y preparación por parte de su encargado/a directo/a; y ello desde el principio de su misión.
Por añadidura, conviene mencionar que algunos centros de trabajo llevaron a cabo con mucho éxito un programa de "compinches" informal en el que el/la JPO forma equipo con un/a colega experimentado/a para beneficiarse de apoyo y asistencia prácticos.
Definir los objetivos en el RCA
Los Jóvenes Profesionales en Prácticas son objeto de una estimación de desempeño a través del Sistema de Evaluación de las Competencias y los Resultados (RCA) del PNUD y están sujetos al calendario común (del 1 de febrero al 31 de enero) de los demás funcionarios de la organización con respecto a la planificación, control y evaluación del rendimiento.
En caso de que el/la JPO empiece su misión a mediados del calendario de RCA, aún recomendamos que se rellene y debata el documento. Siendo más corto el periodo de evaluación, hay que tenerlo en cuenta a la hora de definir y evaluar los objetivos.
Solicitud de prolongación de contrato para los JPO
Unos 8-9 meses tras el inicio de la misión, el Centro de Servicios de JPO pedirá al/a la Joven Profesional y a su encargado/a que rellenen un Formulario Anual de Evaluación y lo remitan al CSJPO a fin de solicitar una prórroga de contrato. Basándose en la evaluación, el Centro requerirá la aprobación de prolongación por parte del gobierno patrocinador.
El uso de la prestación para viajes y formación relacionados con el trabajo (DTTA)
La prestación para viajes y formación relacionados con el trabajo (DTTA) es proporcionada por el gobierno patrocinador para actividades de carácter profesional tales como la participación en seminarios, talleres, mesas redondas a nivel nacional, regional, subregional y/o internacional, etc.
Además, la DTTA es una asignación suministrada por los países donadores sobre una base anual y se dispone de ella sólo en el periodo de misión JPO financiado por el patrocinador. La cuantía anual de la prestación depende del donador y está sujeta a modificación.
Por lo general, no se usa la DTTA para cubrir los gastos de: a) cursos y títulos universitarios; b) curso de PPO [curso de introducción a las políticas y operaciones de programas]; c) cursos de idiomas; d) cursos de informática; e) viajes de estudio a lugares de proyecto. En caso de duda, consulte con el/ la Adjunto/a de RR.HH. competente para mayor información.
Únicamente las entradas contables que hayan sido autorizadas por el Centro de Servicios de JPO podrán ser aceptadas como gastos válidos para ser cargados a la cuenta de DTTA del/de la JPO respectivo/a. La gestión de la cuenta DTTA está descentralizada en las oficinas de país, inclusive el seguimiento del saldo disponible. Además, incumbe a los directivos de la oficina asegurarse de que sólo se autorizan las actividades de formación y aprendizaje relacionadas con las funciones de los JPO.
Para más detalles acerca de las normas de DTTA, pulsen aquí.
El papel del Centro de Servicios de JPO del PNUD
El Centro de Servicios de JPO (CSJPO) es una "sucursal" de la Oficina de Recursos Humanos del PNUD, la cual forma parte del Departamento de Administración. El CSJPO se trasladó a Copenhague en el año 2001.
El Centro es el eje de los programas de JPO tanto del PNUD como de otras agencias de la ONU. Actúa como punto focal para los patrocinadores en temas cotidianos de recursos humanos - incluyendo el reclutamiento de los JPO, su selección, ubicación, traslado de misión - así como en diferentes asuntos de índole financiera y administrativa.
Cada centro de trabajo tiene su persona de contacto en el CSJPO. Si desea saber quién es el/la Adjunto/a de Recursos Humanos encargado/a de su lugar de trabajo, pulsen aquí.
Vacaciones anuales acumuladas
Tomen nota de que los JPO deben hacer uso de todos sus días de vacaciones anuales en el periodo cubierto por el contrato ya que los días acumulados no son conmutables por dinero en efectivo.
Lista de verificación para la orientación de los JPO
Antes de la llegada
- Designar al coordinador(a)/mentor(a)/encargado(a) para organizar la llegada del/de la JPO.
- Establecer contacto directo con el/la JPO al recibir la confirmación del CSJPO.
- Organizar un programa de introducción y preparar un "paquete" de formación.
- Arreglar el despacho/espacio de trabajo del/de la JPO, inclusive el mobiliario, la computadora, la impresora, el acceso al correo-e/Internet, etc.
El día de la llegada
- Presentación de la plantilla del PNUD y visita del recinto de la ONU.
- Reunión con los RR, RRA(P) y RRA(O).
Los días siguientes
- Entrevista con el/la encargado/a directo/a acerca del trabajo a emprender.
- "Paquete" de introducción al país (véase lista de documentos).
- Revisar y planear las entrevistas de presentaciones en la oficina, en el sistema de la ONU y con los diferentes homólogos del país.
- Recoger el material pertinente conforme a las atribuciones (ToR) del/de la JPO.
Las primeras dos semanas
- Reuniones en las unidades con los Oficiales de programas interesados.
- Introducción a la gestión de programas y a los procesos generales de las oficinas de país del PNUD (Documento de programa por país/CCA/UNDAF, ROAR, programa/manuales NEX, etc.).
- Con regularidad, celebrar reuniones con el/la encargado/a directo/a para orientar y seguir la iniciación y el progreso del/de la JPO en el campo de trabajo al que fue asignado/a.
Dos meses tras la llegada
- Revisar el progreso realizado con los directivos de la oficina (RR, DRR, etc.), según corresponda.
- Actualizar/modificar los ToR en colaboración con el/la JPO, si procede. Los cambios sustanciales tendrán que ser objeto de un acuerdo con el gobierno patrocinador respectivo mediante el Centro de Servicios de JPO.
- Discusión con el/la encargado/a directo/a a fin de determinar la primera fase del RCA (prioridades de trabajo, etc.).
- Preparar un plan de trabajo personal detallado (facultativo) en coordinación con el plan de trabajo de la unidad.
- Preparar un programa de aprendizaje/formación, incluyendo el uso de la DTTA.
Un año tras la llegada
- Remitir al Centro de Servicios de JPO una copia del RCA del/de la JPO y el formulario de evaluación anual. Tomen nota de que el CSJPO no podrá solicitar la prórroga del contrato sin el informe de evaluación anual, el cual se necesita cuatro meses antes del vencimiento del nombramiento de manera que el Centro de Servicios de JPO pueda presentar al gobierno patrocinador correspondiente la solicitud de prolongación en un plazo apropiado.