Précisions concernant les attentes (ou pratiques d'excellence)
à l'attention du/de la JEA et de leur(s) responsable(s) direct(e)(s)
Finalité : concilier les attentes du /de la JEA et celles du groupe/bureau auquel il/elle a été affecté(e).
Durant les prochaines années vous allez travailler en étroite collaboration, et dans le cadre de votre future relation professionnelle, nous aimerions vous faire part de quelques pratiques d'excellence afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de votre expérience comme Jeune expert associé, d'une part, et en tant que lieu d'affectation accueillant un/e JEA d'autre part.
Le statut professionnel des JEA
Les JEA se voient offrir un contrat de durée déterminée d’une année de la série 200 (L), lequel est généralement prorogé pour une deuxième année – l’affectation étant habituellement d’une durée minimum de deux ans – sous réserve de performances satisfaisantes. Dans des cas exceptionnels, plusieurs donateurs financent des affectations qui peuvent durer jusqu’à quatre ans. Les salaires correspondent à ceux du barème des traitements de base de la catégorie administrateurs de l’ONU (P1-P2).
Ainsi, bien que "junior" dans l'organisation, les Jeunes experts associés ne sont ni stagiaires ni volontaires. Sous la supervision d'un membre du personnel expérimenté, les JEA travaillent comme fonctionnaires internationaux et participent à l'identification, la conception, la mise en œuvre, le contrôle et l'évaluation des programmes pris en charge par les agences de l'ONU.
Par ailleurs, il est essentiel que les JEA bénéficient d’une supervision, d’un soutien et d’une formation bien structurés de la part de leurs responsables directs, dès leur arrivée, afin de leur garantir un apprentissage, une parfaite intégration ainsi qu’une efficacité opérationnelle.
Pour plus d'information sur les particularités du statut des JEA, veuillez cliquer ici.
Tenir les attributions de poste à jour (ToR)
Un/e JEA est recruté/e selon les attributions de poste (ToR) spécifiques. Cependant, l'ONU opérant dans des environnements dynamiques avec des priorités changeantes au fil du temps, la flexibilité devient une nécessité et les ToR des JEA peuvent par conséquent changer durant l'affectation. Les JEA devraient donc être ouverts à la discussion et accepter des modifications dans leurs attributions pour autant qu'elles soient comprises dans l'éventail de leurs qualifications.
Aussi, les ToR doivent être actualisés régulièrement et refléter l'optique et les besoins professionnels exacts de l'unité et/ou du bureau. En cas d'ajustements majeurs, veuillez envoyer une copie des ToR modifiés au Centre pour les JEA.
Utiliser les compétences, la motivation et l'énergie d'un/e JEA
Les JEA sont de jeunes professionnels hautement qualifiés et motivés, et généralement titulaires d'au moins une maîtrise dans une matière touchant au développement. Les bénéfices propres au Programme des JEA peuvent être atteints lorsque les aptitudes et qualifications du/de la Jeune expert/e sont mises à profit.
Le terme Jeune expert associé est un titre qui se réfère au type de financement du poste. Toutefois, en matière de fonctions, la plupart des JEA bénéficient du grade d'Administrateur/trice de programmes ou d'Analyste de programmes, lesquels se rapportent davantage au genre d'activités qu'ils exercent. A ce propos, il faut relever que les JEA ont des qualifications qui leur permettent d'accomplir des tâches comparables à celles des administrateurs de programmes nationaux ou internationaux. En plus des fonctions inhérentes à la gestion de programmes, un nombre croissant de JEA sont désignés comme points de convergence pour les domaines de pratique du PNUD.
Garantie d'une formation intégrée dans la fonction
Comme les JEA sont des jeunes professionnels dotés d'un maximum de trois ou quatre années d'expérience pratique, l'apprentissage est un élément important de leur affectation. Aussi bénéficient-ils d'une indemnité de déplacement et formation liés à l'exercice des fonctions (DTTA), financée par le donateur et leur permettant de participer à des séminaires, ateliers, cours, stages d'observation-formation appropriés, etc. Les priorités pour l'utilisation de l'indemnité sont à discuter et à convenir avec les responsables des Jeunes experts.
Pour la plupart des JEA, leur mission constitue le premier contact avec le système de l'ONU ; par conséquent, une séance d'information générale assurée par le bureau de pays/lieu d'affectation leur permettra de mieux contribuer aux priorités du bureau. Cette présentation devrait comprendre l'organisation de l'office, les structures de fonctionnement, les priorités thématiques et du programme de pays, ainsi que la nature de la coopération avec les partenaires et le gouvernement - le mode d'exécution au niveau national inclus -, etc.
Supervision et orientation des JEA
Afin de permettre aux JEA d'apporter une contribution importante au travail sur le lieu d'affectation, ils devraient bénéficier de supervision, orientation et soutien de la part de leur responsable direct/e et ce dès le tout début de la mission.
En complément à ceci, certains bureaux de pays ont connu un grand succès avec la mise en place d'un programme de tuteur informel, dans lequel le/la JEA fait équipe avec un/e collègue expérimenté/e pour une assistance et un appui pratiques.
Fixer les objectifs sur le RCA
Les JEA sont sujets à une estimation des performances par le biais de l'Evaluation des résultats et compétences (RCA) du PNUD selon le même calendrier (du 1er février au 31 janvier) que tous les fonctionnaires de l'organisation. Le RCA comprend la planification des résultats, le contrôle et l'évaluation.
Si le/la JEA commence sa mission en milieu de calendrier de RCA, nous recommandons tout de même que le document soit rempli et débattu. La période d'évaluation étant plus courte, cela doit être pris en considération lorsque les objectifs sont établis et évalués.
Demande de prolongation du contrat des JEA
Environ 8-9 mois après le début du contrat, le Centre pour les JEA demande au/à la Jeune expert/e et à son/sa responsable de remplir un Formulaire d'évaluation annuelle et de le présenter au CJEA dans le but de proroger le contrat. Basé sur l'évaluation, le Centre pour les JEA demandera au gouvernement donateur l'approbation de prorogation.
L'utilisation de l'indemnité de déplacement et de formation liés à l'exercice des fonctions (DTTA)
L'indemnité de déplacement et de formation liés à l'exercice des fonctions (DTTA) est versée par le gouvernement donateur et destinée à des activités de caractère professionnel, telles que la participation à des séminaires, ateliers, tables rondes au niveau national, régional, sous-régional et/ou international, etc.
D'ailleurs, la DTTA est une affectation attribuée par les pays qui financent les JEA ; elle est allouée sur une base annuelle et disponible uniquement durant la période de mission parrainée par le donateur. Le montant annuel de l'indemnité varie selon le sponsor et est sujet à modification.
Généralement, la DTTA n'est pas utilisée pour couvrir les frais de : a) cours ou diplômes universitaires ; b) cours PPO [cours d'introduction à la politique et aux opérations des programmes] ; c) cours linguistiques ; d) cours informatiques ; e) voyages d'étude sur les sites de projet. En cas de doute, veuillez consulter le/la Chargé/e de R.H. pertinent/e pour plus d'information.
Uniquement les écritures comptables expressément autorisées par le Centre pour les JEA seront acceptées comme dépenses valables pour l'imputation sur le budget DTTA du/de la Jeune expert/e concerné/e. La gestion du compte de l'indemnité a été déléguée aux bureaux de pays, de même que le contrôle du montant disponible. De plus, il incombe aux responsables du bureau de s'assurer que seules les activités de formation/apprentissage en rapport avec la fonction de JEA sont acceptées.
Pour plus d'information sur le DTTA, veuillez cliquer ici.
Le rôle du Centre pour les JEA du PNUD
Le Centre pour les JEA (CJEA) est une antenne du Bureau des ressources humaines, qui fait partie du Bureau de gestion du PNUD. Le CJEA a été transféré à Copenhague en juillet 2001.
Le Centre joue un rôle essentiel dans les programmes de Jeunes experts associés mis en oeuvre par le PNUD et les autres institutions des Nations Unies. Il fait office d'agent centralisateur auprès des donateurs pour toutes les affaires courantes ayant trait aux ressources humaines, telles que le recrutement, la sélection, l'affectation et le redéploiement des JEA, ainsi que pour diverses questions administratives et financières.
A chaque lieu d'affectation correspond une personne de contact au sein du Centre pour les JEA. Si vous souhaitez connaître le/la Chargé/e des ressources humaines responsable de votre lieu d'affectation, veuillez cliquer ici
Le congé annuel accumulé
Veuillez noter que les JEA doivent prendre la totalité de leur congé annuel durant la période couverte par leur affectation car les jours accumulés non pris ne sont pas convertibles en espèces.
Liste de vérification pour l'orientation des JEA
Avant l'arrivée
- Désigner la personne de contact/mentor/responsable expérimenté/e pour coordonner l'arrivée du/de la JEA.
- Etablir un contact direct avec le/la Jeune expert/e dès la réception de la confirmation envoyée par le CJEA.
- Organiser le programme d'introduction et préparer le dossier du projet de formation.
- Préparer le bureau/espace de travail du/de la JEA, y compris le mobilier, l'ordinateur, l'imprimante, l'accès au courriel/Internet, etc.
Jour d'arrivée
- Présentation du personnel du PNUD et visite de l'enceinte de l'ONU.
- Réunion d'introduction avec les RR, RRA(P) et RRA(O).
Premiers jours
- Discussion avec le/la responsable direct/e au sujet du travail à accomplir.
- Dossier d'introduction au pays.
- Vérifier et planifier les présentations au sein du bureau, du système de l'ONU et des différents homologues nationaux.
- Recueillir la documentation pertinente en fonction des ToR du/de la JEA.
Deux premières semaines
- Réunion d'unité avec les Administrateurs de programmes concernés.
- Introduction à la gestion de programmes et aux procédures générales des bureaux de pays du PNUD (Document de programme par pays/BCP/PNUAD, ROAR, programme/manuels NEX, etc.).
- Organiser des réunions à intervalles réguliers avec le/la responsable direct/e afin d'orienter et de suivre l'introduction et le progrès du/de la JEA dans le cadre du domaine de travail auquel il/elle a été affecté/e.
Deux mois après l'arrivée
- Examiner le progrès réalisé avec la direction du bureau (RR, RRA, etc.) selon ce qui est requis.
- Mettre à jour/modifier les ToR en collaboration avec le/la JEA (le cas échéant). Tout changement important doit faire l'objet d'un accord avec le gouvernement donateur via le Centre pour les JEA.
- Entretien avec le/la responsable direct/e afin d'établir la première phase du RCA (priorités de travail, etc.).
- Préparer un plan de travail personnel détaillé (facultatif) en coordination avec le plan de travail de l'unité.
- Préparer un programme d'apprentissage/formation incluant l'utilisation de la DTTA.
Une année après l'arrivée
- Présenter au Centre pour les JEA une copie du RCA du/de la JEA et le formulaire d'évaluation annuelle. Veuillez prendre note que le CJEA ne sera pas en mesure de demander la prorogation du contrat sans le rapport d'évaluation annuelle, lequel est requis quatre mois avant l'expiration de la mission de telle façon que le Centre pour les JEA puisse contacter à ce sujet le gouvernement donateur concerné dans un laps de temps approprié.