Dispositions relatives au cofinancement des JEA du PNUD

 

 

Prorogation des contrats de JEA régie par les dispositions relatives au cofinancement

Un certain nombre de donateurs du Programme des Jeunes experts associés conditionnent le financement d'une troisième ou quatrième année de contrat de JEA à la participation du PNUD audit financement. La plupart de ces donateurs demandent un cofinancement équivalent au 50% du coût de la prorogation.

Dans les cas où le PNUD cofinance trois, six ou douze mois de prorogation de l'affectation de JEA au-delà des deux ou trois ans initiaux financés par le donateur, les procédures suivantes devront être effectuées :

Les demandes de prorogation cofinancée :

  • La division opérationnelle du PNUD (bureau de pays, bureau régional ou groupe au siège) doit adresser les demandes de prorogation au Centre pour les JEA (CJEA) six mois avant le terme de la deuxième ou troisième année d'affectation de JEA. Les demandes doivent comprendre la confirmation que la division opérationnelle cofinancera le 50% de la prorogation ainsi que les tableaux (COA) afférents.


  • Le CJEA transmettra une demande de prorogation officielle au donateur et confirmera que le PNUD cofinancera une partie de ladite prorogation conformément à la politique du donateur concerné.


  • Par ailleurs, le CJEA informera également le donateur que la date initiale fixée pour la présentation du solde des dépenses final sera repoussée afin d'y inclure la période de prorogation cofinancée (la part des dépenses correspondant au PNUD n'apparaîtra pas sur le rapport destiné au donateur). Il sera rappelé au donateur que la prime de rapatriement restera sur un compte bloqué pendant le délai habituel de deux ans à partir de la date de fin (COB) d'affectation de JEA (incluant la période cofinancée).


  • Le CJEA confirmera les dispositions de prorogation de contrat de JEA à la division opérationnelle du PNUD.

 

La durée :

  • Suivant la période financée par le donateur, le cofinancement du PNUD peut couvrir trois, six ou 12 mois. Cependant, la durée maximale du cofinancement d'une affectation de JEA est de 12 mois.

 

Les modalités de contrat :

  • L'engagement de la série 200 spécifique aux JEA constitue la modalité de contrat préférée pour ce qui concerne la prorogation cofinancée (c-à-d, mêmes droits et allocations que lors de l'engagement de JEA précédent). Il n'est pas nécessaire de passer une nouvelle annonce de vacance de poste ou de réaliser un autre processus de recrutement car il s'agit de la continuation de l'affectation de JEA antérieure.


  • Tous les droits sont conservés comme pendant l'affectation de JEA financée à 100% par le donateur afin de remplir les conditions de prolongation de contrat selon les mêmes termes.


  • Le CJEA continue d'administrer le/la Jeune expert/e associé/e durant toute la période de prorogation cofinancée.

 

Le financement :

  • Le CJEA présente un tableau des coûts, y compris le coût total de la période cofinancée, qui doivent être partagés à parts égales entre le donateur et la division opérationnelle du PNUD. Cette dernière doit fournir au CJEA, comme pré-condition, les plans des comptes (COA) ainsi que la demande de prorogation de l'affectation de Jeune expert/e.


  • Les coûts de la période cofinancée seront partagés à parts égales entre le donateur et la division opérationnelle du PNUD (avec report sur le plan des comptes, COA), et ce par transaction ou sur une base mensuelle.

 

Les coûts et les droits des JEA :

  • La prime d'affectation :

    Les JEA ont droit à une deuxième prime d'affectation, composée d'une somme forfaitaire équivalente à un salaire mensuel net, au moment de la prorogation relative à la troisième année, et ce sous réserve qu'ils terminent trois années de service complètes avec le PNUD sur le même lieu d'affectation. Cette seconde somme forfaitaire est partagée à 50% entre le donateur et la division opérationnelle du PNUD dans le cas d'une prorogation cofinancée constituant la troisième année d'affectation. Si le cofinancement commence avec la prorogation donnant lieu à la quatrième année de service, il n'y a pas de prorata calculé sur la seconde prime d'affectation car ce droit fut déjà appliqué au membre du personnel lorsque le donateur finança la prorogation de contrat de JEA pour la troisième année sur le même lieu d'affectation.


  • Le voyage :

    • Les JEA ont droit à une prime de réaffectation de 6.000 $US (taux sans personnes à charge) ou de 9.000 $US (avec personnes à charge).


    • Les JEA n'ont pas droit à une couverture des frais pour le transport scindé des effets personnels.


    • Lors des déplacements relatifs à leur engagement, leur congé dans les foyers, leur formation et leur cessation de service, les JEA n'ont pas le droit de voyager en classe affaires indépendamment de la durée du trajet.


    • Les JEA ne sont pas indemnisés pour le transport de leur véhicule privé jusqu'au lieu d'affectation.


    • Les mêmes droits inhérents à leur affectation de JEA continueront à prévaloir durant leur période de cofinancement.


  • La formation :

    • Les JEA reçoivent une indemnité annuelle de déplacement et de formation liés à l'exercice des fonctions (DTTA). Son montant est déterminé par le donateur.


    • Il sera demandé à la division opérationnelle du PNUD concernée de cofinancer au prorata la DTTA pour la période prorogée (montant à spécifier dans l'estimation des coûts de ladite division opérationnelle).


  • Les cotisations à la caisse de pensions :

    Certains donateurs financent les cotisations à la Caisse commune des pensions de l'ONU (CCPPNU) tandis que d'autres financent la participation à leurs fonds d'assurance-vieillesse nationaux. Si le/la JEA fait partie de la CCPPNU, ces cotisations seront incluses dans le tableau des coûts préparé par le CJEA et elles seront partagées à parts égales entre le donateur et la division opérationnelle du PNUD. Lorsque le/la JEA fait partie d'un fonds d'assurance-vieillesse national pendant la totalité de l'affectation que finance le donateur, les cotisations afférentes sont également placées sur le tableau des coûts concernant la période cofinancée, et comprises dans les coûts totaux couvrant la période cofinancée et devant être partagées à parts égales entre le donateur et la division opérationnelle du PNUD. Le/la JEA est informé/e de sa non participation à la CCPPNU pour la période cofinancée lorsqu'il/elle fait partie d'un fonds d'assurance-vieillesse national et ce, même si la division opérationnelle du PNUD prend en charge une partie du coût de son plan de pension national.


  • La cessation de service :

    • La prime de réaffectation en lieu et place de l'allocation relative au transport des effets personnels lors de la cessation de service est entièrement prise en charge par le donateur et non pas cofinancée par la division opérationnelle du PNUD. Cette prime de réaffectation est bloquée sur un compte pendant un an dès la fin de la prorogation cofinancée lorsque le/la JEA est retenu/e comme personnel régulier du PNUD sous un contrat de la série 100 ou 200. La différence entre la prime de réaffectation de JEA et celle relative au contrat régulier de la série 200 est prise en charge par la division opérationnelle du PNUD s'il y a cessation d'activité dans l'espace d'une année après la période de cofinancement. Après une année, les coûts passent entièrement à la charge de la division opérationnelle du PNUD.


    • Les frais de voyage de rapatriement sont couverts par le donateur et non pas cofinancés par la division opérationnelle du PNUD. Si le/la Jeune expert/e cesse son service au sein de l'organisation, le montant des frais de voyage de rapatriement lui sera payé à la fin de l'affectation de JEA (incluant la période de cofinancement) et ne sera pas bloqué sur un compte. Si la cessation de service a lieu après la date de fin d'affectation de JEA (incluant la période de cofinancement), le coût du voyage de rapatriement sera à la charge de la division opérationnelle du PNUD.


    • La prime de rapatriement (qui est payable dès présentation des preuves de nouveau lieu de résidence) sera partagée à 50% par le donateur et la division opérationnelle du PNUD dans le cas d'une prorogation de contrat et seulement dans ce cas-là. La prime de rapatriement sera bloquée sur un compte pour deux ans au maximum à partir de la date d'expiration de ladite prorogation. Si le montant bloqué n'est pas retiré dans cette période maximale de deux ans, la prime de rapatriement peut être perdue.


  • Les congés :

    • Le coût du voyage de congé dans le foyer correspondant au cycle de HL (Home Leave) de 24 mois par lieu d'affectation est entièrement financé par le donateur si le droit afférent est utilisé durant la période de cofinancement. Le coût du voyage de congé dans le foyer correspondant au cycle de HL de 12 mois par lieu d'affectation est cofinancé à parts égales par le donateur et le PNUD si le droit afférent est utilisé durant la période de cofinancement. En tant que tels, les points de droit au congé dans le foyer accumulés pendant la période de contrat de JEA financée par le donateur seront transférés à et pris en compte durant la période de cofinancement, les coûts de voyage de HL étant financés par le donateur (voir ci-dessus). Si le voyage de HL est réalisé après la date de fin d'affectation de JEA (incluant la période cofinancée), son coût sera à la charge de la division opérationnelle du PNUD.


    • Les jours de congés annuels et de congés de maladie accumulés pendant la période de contrat de JEA financé par le donateur, sont transférés à la période de contrat cofinancée par le PNUD. Si le/la JEA cesse son activité au sein de l'organisation à la fin de ladite période de cofinancement, tout solde de jours de congés annuels accumulés jusqu'alors est commuté et son coût partagé à parts égales entre le donateur et la division opérationnelle du PNUD.

 

Prorogation des contrats de la série 200 spécifiques aux JEA venant à la suite de l'affectation financée et/ou cofinancée par le donateur (prorogation entièrement payée par le PNUD)

  • Dans les cas où - à la suite de la fin d'une période de contrat de JEA financée et/ou cofinancée par le donateur - la division opérationnelle du PNUD concernée aimerait prolonger l'affectation de JEA avec les mêmes attributions et sous les mêmes conditions, le contrat de la série 200 spécifique aux JEA peut être prorogé pour un maximum de six mois. À la fin de cette prolongation de six mois, aucune autre prorogation de contrat de la série 200 spécifique aux JEA ne peut être approuvé et le/la Jeune expert/e doit cesser son service en tant que JEA.


  • La division opérationnelle du PNUD qui financera la prolongation doit présenter au CJEA une demande de prorogation de contrat au-delà de la période de financement et/ou de cofinancement assurée par le donateur, et ce deux mois au minimum avant la fin cette période. La demande doit également inclure un plan de compte COA sur lequel seront débités les coûts de la prorogation.


  • Le contrat de la série 200 spécifique aux JEA doit être prorogé selon les mêmes conditions que celles de l'affectation de Jeune expert/e, à l'exception toutefois du budget de DTTA.


  • Pour les JEA qui n'étaient pas adhérents de la CCPPNU, ni l'inscription ni les cotisations à la caisse de retraite ne sont effectuées lors et à partir de la prorogation de contrat venant à la suite de la période de financement et/ou cofinancement assurée par le donateur.


  • Pour les JEA qui étaient adhérents de la CCPPNU, leur participation à la caisse de retraite sera également prorogée et entièrement prise en charge par le PNUD.


  • Pour des informations concernant la prime de réaffectation ainsi que pour le voyage et la prime de rapatriement, veuillez vous référer à la section précédente.

 

Fin de l'affectation de JEA - le contrat de la série 200 spécifique aux JEA devient un contrat régulier de la série 100 ou 200 (entièrement financé par le PNUD)

  • Dans les cas où - à la fin d'une affectation de JEA - un/e Jeune expert/e est sélectionné/e pour un poste régulier de la série 100 ou 200 dans la catégorie internationale, il/elle termine son affectation de JEA et le CJEA confie la gestion du nouveau contrat au Service des allocations et droits (BES).


  • Dans les cas où - à la fin d'une affectation de JEA - un/e Jeune expert/e se voit offrir un nouveau poste régulier de la série 200 dans la catégorie internationale pour une période inférieure à un an, les attributions restant les mêmes, il n'y a pas lieu d'organiser un concours de recrutement.


  • S'il existe un changement dans les attributions ou si le poste est élevé à une classe supérieure, ou encore si l'engagement est prorogé au-delà d'une année avec financement du PNUD à 100%, un concours de recrutement doit alors être organisé.


  • La prime de rapatriement financée par le donateur et qui correspond à la partie JEA de l'affectation est bloquée sur un compte pendant une période allant jusqu'à deux ans à partir de la date de fin de contrat de JEA. Les coûts inhérents à la prime de rapatriement sont partagés au prorata entre le donateur (pour la période de service du membre du personnel en tant que Jeune expert/e) et la division opérationnelle qui couvre le reste de l'affectation du membre du personnel, et ce si sa cessation de service venait à se produire dans un délai de deux ans. Au cas où elle aurait lieu plus tard, le versement complet de la prime de rapatriement serait à la charge de la division opérationnelle concernée.


  • Tous les droits relatifs à l'affectation d'un/e JEA à la date de sa fin de contrat sont calculés automatiquement et partagés au prorata conformément au nombre d'années couvertes par les différents financements lorsqu'il/elle cesse son activité. Aucune action n'est nécessaire de la part du CJEA en ce qui concerne le paiement des prestations financières finales. Le CJEA prendra les mesures adéquates afin de clôturer l'affectation de JEA (à savoir, l'annulation de la couverture d'assurance de Group Life Insurance, la finalisation de l'indemnité de DTTA, etc.).


  • L'utilisation de l'Indemnité de déplacement et de formation liés à l'exercice des fonctions (DTTA) s'achève le jour où le contrat de JEA devient un contrat régulier de la série 100 ou 200, de même que toute formation/voyage doit être terminé/e avant ce jour-là.


  • Les jours de congé annuel accumulés lors de l'affectation de JEA peuvent être reportés sous le nouveau contrat de la série 100 ou 200 : 30 jours au maximum si l'activité de JEA s'est déroulée pendant une année entière ; 45 jours au maximum si l'activité de JEA a duré plus d'une année et jusqu'à deux ans ; 60 jours au maximum si l'activité de JEA s'est poursuivie sur plus de deux ans (sous réserve de l'accord donné par la division opérationnelle qui accueille l'ex-JEA).


  • Les points relatifs au droit au congé dans le foyer accumulés pendant l'affectation de JEA sont transférés et pris en compte sous le nouveau contrat de la série 200. [Sous réserve d'accord donné par la division opérationnelle qui accueille l'ex-JEA et pour un maximum de 40 points de droit au congé dans le foyer].


  • Le Laissez-passer (UNLP) est modifié et mis à jour lors de la conversion de contrat afin qu'il mentionne le nouvel intitulé du poste.


  • La couverture de Group Life Insurance, laquelle est obligatoire pour tous les Jeunes experts associés et financée par leurs donateurs respectifs, devient optionnelle lors de la conversion de contrat de JEA en contrat régulier de la série 100 ou 200 ; si le membre du personnel décide de conserver son adhésion à GLI, il paiera dès lors la prime complète.


  • L'assurance maladie et pour soins dentaires sera prorogée si l'ex-JEA reste sur le même lieu d'affectation. Au cas il/elle serait réaffecté/e, une nouvelle demande de couverture d'assurance maladie et pour soins dentaires serait nécessaire.


  • Pour un engagement régulier de la série 100 ou 200 portant sur une durée de six mois et plus, l'adhésion à la caisse de pensions est obligatoire.


  • L'intitulé du poste doit être changé afin qu'il reflète exactement la nouvelle fonction occupée au sein de la division opérationnelle du PNUD qui accueille l'ex-JEA.

 

Fin de l'affectation de JEA - le contrat de la série 200 spécifique aux JEA devient un contrat ALD (local ou international) de la série 300

  • Un/e ancien/ne Jeune expert/e associé/e, bénéficiaire d'un contrat de la série 200, peut être engagé/e pour un poste de la série 300 (ALD) sans une interruption préalable de service , et ce pour une durée maximale d'une année, mais seulement s'il existe un accord entre le gouvernement donateur et le bureau du PNUD sollicité/receveur en matière de partage des coûts pendant une durée pouvant aller jusqu'à un an d'affectation ALD : p. ex, six mois financés par le gouvernement donateur et six autres mois par le bureau du PNUD sollicité/receveur. Une fois que la période de l'accord non supérieure à six mois est achevée, l'attributaire du contrat ALD est tenu de réaliser une interruption de service de trois mois avant de pouvoir être réengagé/e sous un nouveau contrat de la série 300 (ALD), et ce à travers un concours de recrutement.


  • Au cas où il n'existerait aucun accord entre le gouvernement donateur et le PNUD (c.à.d, le/la Jeune expert/e est recruté/e avec un contrat de la série 300-ALD venant à la suite de l'affectation de JEA et de la fin de contrat de la série 200), ledit/ladite Jeune expert/e est tenu/e d'effectuer une interruption de service d'un mois avant de pouvoir être réengagé/e avec ce nouveau contrat de la série 300-ALD, et ce à travers un concours de recrutement.


  • Le/la Jeune expert/e doit cesser son service sous contrat de la série 200 spécifique aux JEA, et aucun droit initial ne sera transféré à la période de contrat de la série 300. La prime de rapatriement restera bloquée sur un compte pendant une durée maximale de deux ans à partir de la date d'expiration de l'affectation de JEA. Si le montant bloqué n'est pas retiré pendant ce délai maximal de deux ans, la prime de rapatriement peut être perdue.

 

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